KOFA: Uklare krav ga plikt til å innhente manglende dokumentasjon

Avvisning for manglende vedlegg var ulovlig. Når dokumentasjonskrav er uklare, må oppdragsgiver be om ettersending før avvisning.

Dette var tvisten

Kjernen var om oppdragsgiver kunne avvise leverandøren uten først å be om ettersending/avklaring av den manglende innholdsfortegnelsen.

Leverandøren pekte på at konkurransegrunnlaget flere steder la opp til bruk av ESPD som «foreløpig dokumentasjon», og at den endelige dokumentasjonen kunne etterspørres ved behov. Samtidig inneholdt anskaffelsesdokumentene også sjekklister og krav til tilbudets utforming som kunne trekke i retning av at dokumentasjon skulle leveres allerede ved tilbudsinnlevering.

KOFAs resultat

KOFA kom til at konkurransegrunnlaget samlet sett var uklart om dokumentasjon måtte leveres med tilbudet, eller om oppdragsgiver ville etterspørre dokumentasjonsbevis senere. Når uklarheten skyldtes oppdragsgivers egne anskaffelsesdokumenter, mente KOFA at oppdragsgiver i denne situasjonen hadde plikt til å innhente den manglende dokumentasjonen før avvisning.

Etter at innholdsfortegnelsen ble tatt i betraktning, konkluderte KOFA med at leverandøren hadde dokumentert kvalifikasjonskravet oppfylt. Avvisningen var derfor i strid med regelverket. KOFA tok ikke stilling til de øvrige anførslene, og klagegebyret ble tilbakebetalt.

Derfor kan avgjørelsen være interessant

Avgjørelsen gir særlig to praktiske påminnelser:

1. Uklare anskaffelsesdokumenter kan utløse avklaringsplikt

   Der oppdragsgiver på den ene siden beskriver ESPD som foreløpig dokumentasjon, men samtidig bruker sjekklister/tilbudsstruktur som kan forstås som krav om full dokumentasjon ved tilbud, øker risikoen for at en avvisning for «manglende vedlegg» blir rettslig sårbar.

2. Skillet mellom kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav er avgjørende

   KOFA understreker at det er kvalifikasjonskravet som må være oppfylt. Manglende dokumentasjon kan i visse situasjoner måtte håndteres ved ettersending/avklaring – særlig når ettersendingen ikke innebærer tilbudsforbedring, men bare bekrefter forhold tilbudet allerede gir holdepunkter for.

Praktisk konsekvens

For oppdragsgivere: Sørg for entydig “dokumentasjonsregime” i konkurransegrunnlaget (hva må inn i tilbudet, og hva kan/skal etterspørres senere), og bruk sjekklister som faktisk speiler dette.

For leverandører: Dersom anskaffelsesdokumentene gir grunnlag for å forvente ettersending (ESPD-logikk), kan det være et sterkt argument mot avvisning at manglende vedlegg burde vært innhentet – særlig når kravet er skjønnsmessig og det i tilbudet ellers er gitt en reell redegjørelse.

Det er benyttet AI som hjelp til oppsummering