Anskaffelsesprosess tar 5 timer – sparer 88% mot tidligere

-KI-genererte prosesser er genialt i så måte, for nå slipper jeg å skrive side opp og side ned, som jeg måtte gjøre før, sier Morgan Johansen, innkjøpsansvarlig i Eidsvoll kommune.

Torbjørn Leidal

Eidsvoll kommune er blant de første som har tatt i bruk den heldigitale og behovsdrevne løsningen fra det norske IT-selskapet Hyyr. Verktøy for konkurransegjennomføring og avtaleoppfølging (KGV/KAV) har ofte vært komplisert og vrient. Innkjøpsansvarlig i Eidsvoll kommune, Morgan Johansen fortalte på KS Anskaffelsesforums Årskonferanse på Sola tirsdag at bruken av de gamle systemene nesten gikk på nervene løs.

-Vi hadde rigget til en konkurranse, slik jeg hadde gjort mange ganger før. Da møtte jeg på utfordringer med de standardiserte informasjonsstrengene som må legges til grunn i anskaffelsesprosessen. Jeg måtte gå tilbake til konkurranse på epost, fortalte Johansen.

80% ferdig konkurransegrunnlag på 2 minutter

Da fikk Morgan Johansen en mail med tilbud om nytt KI-generert verktøy som generer 80% ferdig konkurransegrunnlag på 2 minutter. Dette var en fantastisk mulighet i den situasjonen Johansen befant seg i på det tidspunktet – og han slo til.

-Jeg bet på kroken og der startet reisen med Hyyr, forteller Johansen. Det var en nystartet bedrift som hadde holdt på i ett år så det dreide seg om en innovasjonsprosess. På grunn av litt haltende IT-kunnskap gikk prosessen ikke helt på 2 minutter, men resultatet var likevel så bra at samarbeidet mellom Eidsvoll kommune og Hyyr fortsatte.

God prosess i forkant viktig

Morgan Johansens målsetting var ikke å telle minuter, men timer. Derfor fant han ut at å gjøre en god prosess i forkant sparte mye tid og økte kvaliteten på arbeidet. I foredraget kunne han dokumentere at han sparte 88% i ressursbruk med sammenligningsbare prosesser for 10 år siden. Tallene er basert på 29 anskaffelseskonkurranser. Gjennomsnittet på en anskaffelsesprosess er 5 timer, fortalte Johansen. Oppfølging av anskaffelsesprosessen står andre for, mens Johansen tar selve anskaffelsesprosessen i hele kommunen.

Erfaring med 350 anskaffelsesprosesser

Totalt har Johansen hatt ansvaret for 350 anskaffelsesprosesser og da vet han hva som skal til og hvem som har ansvaret for hva. Han har stresstestet 10 anskaffelser, men ser at prosessene fungerer likevel, selv om han eksempelvis legger inn et par dårlige setninger på behovsbeskrivelsen. – Det er fantastisk hvordan denne KI-løsningen hjelper til med å systematisere informasjonen sammen med forslag og sette i gang prosessen.

Kompenserer manglende kompetanse

Ute i kommunen er det bestillerkompetanse det skorter på. Manglende strategi og ide om hva de egentlig skal ha, eller forhold mellom pris og kvalitet gjør at folkene ute i linjene behøver veiledning om hvordan anskaffelsesprosessen skal komme i havn for å få en god avtale. KI-genererte prosesser er genialt i så måte, for da slipper jeg å skrive side opp og side ned, som jeg måtte gjøre for, avslutter Morgan Johansen, innkjøpsansvarlig i Eidsvoll kommune.