Fra magefølelse til data: Innkjøpere utfordres til å tenke nytt

DFØ, OSLO: Rundt 70 deltakere deltok da Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) arrangerte samling i DFØ´s Nettverk for datadrevne anskaffelser. Temaet var : Hvordan kan offentlige innkjøp bli mer treffsikre – og sikre at det som kjøpes faktisk gir verdi?

Torbjørn Leidal

Konferansen ble åpnet av førsteamanuensis Marius Langseth ved Høyskolen Kristiania. Han stilte et grunnleggende spørsmål: Hvorfor er det så vanskelig å vite om innkjøpene faktisk gjør brukerne fornøyde?

– Vi har en del kunnskap om situasjonen i Norge, blant annet gjennom nasjonale undersøkelser. Likevel ser vi at bare en mindre andel virksomheter har kapasitet til strategisk utvikling, sa Langseth.

Han pekte på et tydelig gap i offentlig sektor: Mange er gode på å følge regelverk, men langt færre er gode på analyse. Ifølge tall fra 2024 var det under halvparten av virksomhetene som gjennomførte avanserte analyser av egne innkjøp.

– Vi vet rett og slett for lite om hva vi kjøper, hvem vi kjøper fra, og hvordan pengene brukes, sa han.

Behov for bedre styring og ledelsesforankring

Et sentralt poeng i innlegget var behovet for sterkere kobling mellom innkjøpsfunksjonen og ledelsen. Uten tydelig forankring blir det vanskelig å sette retning og mål.

– Innkjøp kan ikke bare være en prosess. Det må være en strategisk funksjon som er koblet tett på ledelsen og budsjettansvarlige, understreket Langseth.

Han trakk også frem viktigheten av gode datasystemer og tilbakemeldingssløyfer som kan gi bedre innsikt i hva som faktisk fungerer.

Data som beslutningsgrunnlag

Et gjennomgående tema var overgangen fra magefølelse til datadrevne beslutninger – såkalt Data Driven Decision Making (DDDM).

– Mange beslutninger tas fortsatt basert på intuisjon. Det er ikke nødvendigvis feil, men det er ofte utilstrekkelig, sa han.

Særlig kontraktsoppfølging ble trukket frem som et område med stort forbedringspotensial. For å prioritere riktig må virksomheter vite hvilke kontrakter som faktisk betyr mest – og hvor det skjer avvik, som kjøp utenfor avtale.

Lite forskning – men tydelige funn

Langseth presenterte også funn fra sitt doktorgradsarbeid. En gjennomgang av 335 artikler i Journal of Public Procurement viste at kun ni handlet om bruk av data i offentlige anskaffelser.

– Det er overraskende lite forskning på et så viktig område, sa han.

Studien peker likevel på noen klare faktorer som gjør organisasjoner mer datadrevne:

• Høy analysekompetanse
• Større og mer sentraliserte organisasjoner
• Tydelige digitale mål

Disse virksomhetene oppnår også bedre resultater, blant annet i form av lavere kostnader og bedre oversikt over pengebruk.

Uenighet om bærekraft

Et konkret eksempel fra forskningen var innkjøp av elbiler. Her avdekket studien store forskjeller i hvordan ulike aktører forstår begrepet bærekraft.

– Noen snakker kun om miljø, andre om økonomi eller sosiale forhold. Når vi ikke er enige om hva vi måler, blir det også vanskelig å vite om vi lykkes, forklarte Langseth.

Han etterlyste derfor mer standardisering og felles begrepsforståelse.

Må begynne å måle

Avslutningsvis var budskapet klart: Skal virksomheter bli mer datadrevne, må de begynne å sette konkrete mål og måle resultater.

– Det holder ikke å si at man vil bli bedre. Man må definere hva man skal måle, og faktisk følge det opp, sa han.

Deltakerne ble til slutt utfordret til å diskutere hva som skal til for å ta i bruk flere målindikatorer i egen virksomhet.

Spørsmålet som sto igjen i salen var enkelt – men krevende: Hva skal til for å gå fra gode intensjoner til faktiske, målbare forbedringer?