Er det på tide å ditche word?

Står alles favorittekstbehandler egentlig litt i veien for datadrevne anskaffelser?

Ole Henrik Fjeld Partner, Innkjøpskontoret AS

DFØ er, og har alltid vært, opptatt av mer datadrevne anskaffelser. For eksempel har de etablert et nettverk for datadrevne anskaffelser. DFØ vil at innkjøpere skal basere beslutningene sine på gode data, ikke magefølelse. De vil at data skal gjenbrukes, ikke skrives på nytt. Hvordan får man til det? Jo, dataene i anskaffelsen din må struktureres bedre.

Til dette formålet har vi lenge hatt eForms og eBevis (og snart eWallet), som gjør at tildelingskriterier, viktige datoer og andre opplysninger struktureres, valideres og systematiseres på Doffin. Der kan de, blant annet, bidra til bedre statistikk for anskaffelsesfeltet.

Men i kulissene lurer det en tekstbehandler.

For hva finner vi stort sett når vi har klikket på doffin-linken for å komme til konkurransegrunnlaget? Jo, all struktur og gode systemintensjoner pulveriseres raskt av… vedlegg. Enten direkte i word-format, eller oversatt til det like ustrukturerte dataformatet PDF. Inne i dokumentet «konkurransegrunnlag.doc» finner du tilbudsfrist, tildelingskriterier og beskrivelse av anskaffelsens omfang på nytt. Denne gangen som ren tekst. En klone av alle opplysningene du nettopp tastet inn i Doffin for å få kunngjort konkurransen din, og gjerne med en eller annen feil også. Hva var tilbudsfristen igjen? Var det datoen på Doffin eller den (litt tidligere) datoen på side åtte i vedlegg 4 – og hva med den i bilag 3?

Hvorfor gjør vi jobben flere ganger?

Word ble introdusert til Norge tidlig på nittitallet. Med WYSIWYG og ikoner, ble det sett på som en fantastisk forenkling, sammenlignet med de gammeldagse og kryptiske forgjengerne, sånne som Word Perfect. Med ny moderne tekstbehandler ble det fart i laserprinterne rundt om i det ganske land. Etter hvert oppsto behovet for å putte dokumentene tilbake inn i PCen. Hvordan? Jo, vi scannet utskriftene og brukte OCR for å oversette utskrevne tegn til tekst igjen. Etter hvert skrev vi heller dokumentet direkte til PDF i stedet for å gå veien om skriveren. På den måten bevarte vi dataene, men fremdeles i ustrukturert format. Når offentlige anskaffelser skulle gjennomføres før 2018, var det ikke uvanlig med perm på perm med manuelle papirtilbud, og nåde ta deg hvis du ikke leverte de i «lukket konvolutt».

Så kom endelig kravet om at alle måtte bruke konkurransegjennomføringsverktøy, KGV. Nå skulle alt bli så mye mer datadrevet! Mange måtte faktisk ut og kjøpe seg KGV for i det hele tatt å få kunngjort, selv om slike verktøy hadde vært tilgjengelige i 10 år allerede. Men hva var det som stort sett ble kunngjort? Jo, vedlegg. Den dag i dag sitter fortsatt mange og styrer anskaffelsene sine fra tekstbehandleren. Når det blir tid for kunngjøring, må man møysommelig kopiere alle data om anskaffelsen over til KGV slik at kunngjøringsknappen blir aktiv.

Det blir ikke spesielt datadrevne anskaffelser av slikt.

Nå kan man kanskje innvende at de viktigste dataene for anskaffelsen neppe ligger i tilbudsfrister og tildelingskriterier, men grunnprinsippet er likevel åpenbart: mange lever ikke i KGV. De lever i tekstbehandleren. Derfra er veien kort til at også andre, viktige data blir servert like ustrukturert.

La oss ta et lite sidespor. Tenk deg at du er tilbake på nittitallet og skal få skilter og vognkort til den nye bilen din. Hold deg godt fast på denne brukerreisen: Da måtte du nemlig først dra ned til Biltilsynet (fysisk), for å få en regning (på papir), som du måtte ta med til banken (fysisk) og betale (og få stempel). Så måtte du tilbake til Biltilsynet og vise fram kvitteringen for å få utlevert vognkortet (på papir). Var dette datadrevet? Selv om både bank og biltilsyn hadde datamaskiner allerede på denne tida, var det overhodet ingen kobling. Koblingen var det du som sto for.

Så hvordan fungerer dette i dag? Jo, du kan gjøre det fra telefonen din. Hvorfor? Fordi alle dataene (bil, tidligere eier, rammenummer, heftelser, etc) er strukturert. Dessuten har vi gode, effektive betalingstjenester som kan trigges automatisk. Noen hadde rett og slett motivasjon til å gjøre dette enklere for folk. Disse «noen» var sannsynligvis dataingeniører.

Så hvorfor er offentlige anskaffelser så ustrukturerte i formen og hvorfor kommer vi oss ikke videre?

Kanskje fordi de som tilfeldigvis er premissleverandører for anskaffelser i Norge er glad i tekst. Faktisk er de uvanlig glad i tekst – og Microsoft Word. Det er jo advokatene som først og fremst har kontroll på anskaffelsesfaget, og som – underlig nok – er den prefererte fagkategorien for gjennomføring av anskaffelser. Det hadde jo ikke trengt å være sånn. Økonomer og ingeniører har også mye greie på anskaffelser. Dataingeniører vet til og med hva DDDM betyr (data driven decision-making, for de uinnvidde). Mon tro om anskaffelsene hadde sett annerledes ut hvis andre faggrupper hadde sluppet mer til? Kanskje det hadde vært mindre vedlegg og mer strukturerte data da? For all del: det finnes jurister med sans for data. Verden er ikke helt svart-hvitt. Men kan det likevel være en sammenheng her? Skal vi si at i begynnelsen var ordet, eller kan vi heller si at i begynnelsen var behovet? Behovet består av data.

Er du datadrevet? En test du kan gjøre, er å telle hvor mange ganger du skriver navnet på anskaffelsen din og hvor mange steder du har oppgitt tilbudsfristen. Er svaret mer enn en gang? Da har du sannsynligvis et (datadrevet) forbedringspotensial.

Og kom ikke og tro at kunstig intelligens skal redde deg ut av dette ustrukturerte datauføret. KI er en fantastisk ny dimensjon på anskaffelsesfaget, men hvis du vil at KI skal være glad i tekst, så er KI glad i tekst. Du må bestemme hvordan du skal bruke KI best i anskaffelsene dine. Den nye generasjonen KGV har selvsagt KI innebygd, men hvordan dette brukes, er opp til deg. Vil du gjøre anskaffelsene dine mer datadrevet, må du være bevisst på nettopp det. Kanskje du kan alliere deg med KI for å finne ut hvordan du kan strukturere dataene dine bedre?

Så hva med å si takk og farvel til et langt kjærlighetsforhold til tekstbehandleren din og omfavne datafeltene i konkurransegjennomføringsverktøyet ditt i stedet? Da har du allerede begynt reisen mot mer datadrevne anskaffelser. Mon tro om du etter hvert snubler over flere muligheter til å forbedre prosessen og dermed ta stadig bedre (datadrevne) beslutninger.

Klarer du det?

Den som anskaffer får se.