Tromsø kommune vil bruke innkjøpsmakten mer strategisk

Tromsø kjøper varer og tjenester for over to milliarder kroner årlig. Nå ønsker kommunen å bruke innkjøpsmakten enda mer strategisk – både for å styrke økonomien, stimulere til innovasjon og sikre bedre bærekraftige løsninger, sier enhetsleder for anskaffelser i Tromsø kommune, Hanne Margrete Krogstad.

Torbjørn Leidal

Kommunens enhet for anskaffelser har ansvaret for å gjennomføre alle anskaffelser over EØS-terskelverdi, følge opp kontrakter og bistå organisasjonen med rådgivning og kvalitetssikring. Arbeidet styres av en vedtatt anskaffelsesstrategi med mål om profesjonelle, effektive og fremtidsrettede innkjøp.

– Vi jobber kontinuerlig med forbedring og oppnåelse av målene i anskaffelsesstrategien vår, sier enhetsleder for anskaffelser, Hanne Margrete Krogstad.

Tidlig dialog med markedet

Tromsø kommune har de siste årene hatt et tydelig fokus på markedsdialog. Kommunen har etablert rutiner for dialog med markedet i alle anskaffelser, og ønsker nå å komme enda tidligere inn i prosessen.

– Nå ønsker vi å bli enda bedre ved å gjennomføre tidlig dialog allerede i behovs- og konseptfasen. Markedet sitter ofte med gode løsninger og nytenkning som vi ønsker å stimulere til, sier Krogstad.

Kommunen arbeider samtidig med å styrke kontraktsoppfølgingen og har ansatt egen avtaleforvalter for å sikre bedre oppfølging av leverandører og avtaler. Markedsdialogen har ført til at vi har fått gode innspill fra leverandørene som det virker som om leverandørene har satt stor pris på og ført til forbedringer på den totale leveransen.

En revidering av dagens anskaffelsesstrategi skal også starte opp. Samtidig står internkontroll og bedre etterlevelse av anskaffelsesregelverket høyt på agendaen.

– Vi jobber også for å få bedre lederforankring og økt forståelse for at anskaffelser kan brukes som et strategisk virkemiddel, sier hun.

Store og komplekse anskaffelser

Dette er de største anskaffelsene til Tromsø kommune akkurat nå;

• Rammeavtale rådgivning og prosjektering
• Rammeavtale elektrikkertjenester og automasjonstjenester
• Verdensteatret – ombygging
• Rammeavtale rørleggertjenester
• Elektrisk kraft
• Rammeavtale møbler, kontor, skole, institusjon og husholdning
• Rammeavtale innkjøp av matvarer
• Vikartjenester – pedagogisk personell
• Hjelpetiltak barn og unge
• Tolketjenester
• Legemidler
• Medisinsk forbruksmateriell
• Rammeavtale heldøgns bo- og omsorgstilbud

Fellesnevner er det motsatte, egentlig. Det representerer ulikheten og det vide spennet i anskaffelsene. Vi er organisert gjennom kategoristyring. Det innebærer at innkjøperne blir spesialister på de fagspesifikke anskaffelsene.

Mener anskaffelser kan spare kommunen penger

Tromsø kommune er i en krevende økonomisk situasjon som påvirker hele organisasjonen.

– Vi er hardt rammet på ressurssiden, og store fagområder får ikke alltid det fokuset de trenger. Klima- og miljøarbeidet blir ofte overskygget av økonomifokus, sier Krogstad.

Hun mener samtidig at profesjonelle anskaffelser er en viktig del av løsningen på kommunens økonomiske utfordringer.

– Vi ser veldig tydelig at vi kan bidra til å forbedre den økonomiske situasjonen. Vi «sparer penger» gjennom jobben vi gjør, både innen anskaffelser og kontraktsoppfølging. Nettopp derfor er det enda viktigere å gjennomføre profesjonelle anskaffelser som sikrer gode og bærekraftige avtaler for kommunen.

Ønsker sterkere strategisk bruk av innkjøp

Krogstad mener Tromsø kommune fortsatt har et stort uutnyttet potensial i å bruke anskaffelser som et strategisk verktøy for å nå overordnede samfunnsmål.

– Anskaffelser blir fortsatt ikke brukt godt nok som strategisk virkemiddel. Vi ser store muligheter innenfor økonomisk, sosial, klima og miljø bærekraft  og herunder spesifikke krav til leverandører, sier hun.

Samtidig trekker hun frem det sterke fagmiljøet som en av kommunens største styrker.

– Vi har dyktige ansatte med høy fagkompetanse og et team som løser faglige utfordringer sammen. Det er motiverende å jobbe med en slik gjeng.

Kommunen har også tett samarbeid med både leverandørmarkedet og ulike bransjeforeninger gjennom frokostseminarer, fagseminarer og jevnlige møteplasser.

Positiv til ny EU-lov

Tromsø kommune følger også arbeidet med ny europeisk anskaffelseslovgivning tett. EU ventes å legge frem forslag til nytt regelverk i løpet av de kommende ukene.

– Vi ser positivt på intensjonen om å forenkle et unødvendig komplekst regelverk. Samtidig er det krevende å balansere alle hensyn regelverket skal ivareta, sier Krogstad.

Hun peker også på sikkerhetssituasjonen i Europa som en viktig faktor i utviklingen av nytt regelverk.

– I den ustabile sikkerhetssituasjonen vi har i verden, tenker jeg det er bra at ny anskaffelseslov kan åpne for preferanser for europeiske produkter i enkelte strategiske sektorer. Men hvordan dette skal fungere enkelt i praksis, er vi mer spørrende til, avslutter enhetsleder for anskaffelser i Tromsø kommune, Hanne Margrete Krogstad.