Flere videregående skoler bryter anskaffelsesreglene i Møre og Romsdal

Flere videregående skoler i Møre og Romsdal fylkeskommune følger ikke regelverket for offentlige anskaffelser. Det kommer fram i en ny forvaltningsrevisjon som avdekker manglende konkurranser, svak dokumentasjon og kjøp utenfor rammeavtaler ved en rekke mindre innkjøp.

Torbjørn Leidal

Rapporten fra Møre og Romsdal revisjon (MRR) legges fram for kontrollutvalget torsdag, ifølge Tidens Krav.

I 13 stikkprøver av enkeltanskaffelser fant revisjonen at åtte manglet dokumentert konkurranse. Flere skoler opplyser samtidig at det er vanlig praksis å ikke utarbeide anskaffelsesprotokoll ved mindre innkjøp.

Store anskaffelser får ros

Revisjonen peker samtidig på at fylkeskommunen i stor grad etterlever regelverket ved større og mer komplekse anskaffelser, særlig innen samferdsel.

Her gjennomføres konkurranser i tråd med de formelle kravene, dokumentasjonen beskrives som god, kunngjøringer skjer korrekt og tildelingskriteriene blir brukt og dokumentert på en etterprøvbar måte. Rapporten fremhever også at klima- og miljøkrav er integrert og følges opp i større anskaffelser.

Kontrasten til mindre innkjøp innen området kompetanse og næring (KON) er imidlertid tydelig.

Kjøp uten konkurranse

Ifølge revisjonen avviker flere mindre anskaffelser fra både lovverket og fylkeskommunens egne rutiner.

Blant forholdene som trekkes fram er:

• Manglende anskaffelsesprotokoller
• Fravær av konkurransegrunnlag og arkivering
• Bruk av leverandører uten konkurranse
• Kjøp utenfor eksisterende rammeavtaler
• Feil forståelse av hvilke terskelverdier som gjelder
• Begrenset bruk av e-handel, til tross for at dette skal være hovedregelen

MRR skriver at praksisen ved mindre anskaffelser «avviker fra både eksterne krav og interne rutiner».

Revisjonen peker også på uklar forståelse av hvem som er det juridiske rettssubjektet ved innkjøpene. I intervjuer forklarer anskaffelsesansvarlig for KON at flere rektorer ser på sin egen skole som et eget rettssubjekt. Juridisk fagleder for innkjøp understreker derimot at det er Møre og Romsdal fylkeskommune som er det gjeldende rettssubjektet.

Det innebærer at fylkeskommunen må se alle kjøp fra samme leverandør samlet gjennom budsjettåret når terskelverdier og krav til konkurranse skal vurderes.

Mangler systematikk

Revisjonen mener også at det mangler systematikk i bruken av rammeavtaler, samtidig som praksisen for rapportering av avvik varierer mellom virksomhetene.

Ifølge rapporten svekker dette både kvaliteten på kontraktsoppfølgingen og sporbarheten i anskaffelsesarbeidet.

MRR konkluderer med at internkontrollen er godt utviklet innen samferdselsområdet, men bare delvis innen kompetanse- og næringsområdet. Kontrollutvalget er nå invitert til å anbefale flere forbedringstiltak overfor fylkestinget.

Saken aktualiserer igjen utfordringen mange offentlige virksomheter møter: Mens de store anskaffelsene ofte håndteres profesjonelt og sentralisert, skjer mange mindre innkjøp desentralisert ute i organisasjonene – der kompetanse, rutiner og dokumentasjon ikke alltid er tilstrekkelig for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket.