Inviterer næringslivet til åpen møteplass om anskaffelser

Arendal kommune vil gjøre det enklere for lokale bedrifter å delta i offentlige konkurranser. Nå inviterer kommunen, i samarbeid med Arendal Næringsforening, til en åpen og gratis møteplass om offentlige anskaffelser.

Torbjørn Leidal

Målet med møteplassen skal være å gi leverandører bedre innsikt i hvordan kommunen gjennomfører anskaffelser, hvilke krav som stilles i konkurranser og hvordan flere kan føle seg trygge på å levere tilbud, melder Arendal kommune på sin hjemmeside.

Initiativet retter seg både mot erfarne leverandører og bedrifter som vurderer å delta i offentlige konkurranser for første gang.

– Vi ønsker mer dialog og bedre samspill med leverandørene våre. Målet er å dele kunnskap og gi en forståelig oversikt over hvordan vi jobber med anskaffelser, slik at flere kan føle seg trygge på å levere tilbud, sier Maria Waagsnes, anskaffelsesrådgiver i Arendal kommune.

Waagsnes jobber i kommunens stab for anskaffelser sammen med Hanne Henriksen, som er fagleder for anskaffelser. Begge understreker at møteplassen skal være et lavterskeltilbud for lokalt næringsliv.

– Målet vårt er å senke terskelen for at flere lokale leverandører skal føle seg trygge på å levere tilbud til kommunen, sier Waagsnes til kommunens nettside.

Vil styrke dialogen med markedet

Kommunen peker på at behovet for gode og kompetente leverandører vil fortsette å øke i årene fremover. Samtidig erkjenner kommunen at regelverket rundt offentlige anskaffelser ofte kan oppleves komplisert.

– Dialog med markedet er viktig fordi vi ønsker å gi lokale leverandører bedre innsikt i hvordan prosessen fungerer, hva som forventes i et tilbud, og hvorfor vi stiller de kravene vi gjør, sier Hanne Henriksen.

Hun mener bedre dialog kan bidra til både flere og bedre tilbud i kommunale konkurranser.

– Målet er å senke terskelen for deltakelse og legge til rette for godt samarbeid over tid, sier hun.

På kort sikt håper kommunen at møteplassen skal gi leverandørene større trygghet i møte med konkurransegrunnlag og dokumentasjonskrav. På lengre sikt er ambisjonen at flere lokale aktører deltar i konkurranser, noe som igjen kan styrke konkurransen og gi kommunen flere tilbud å velge mellom.

Praktisk informasjon og spørsmål fra leverandørene

Møteplassen skal kombinere informasjon om kommunens anskaffelsesprosesser med mulighet for dialog og spørsmål på generelt grunnlag.

Ifølge kommunen er det særlig usikkerhet rundt konkurransegrunnlag, dokumentasjonskrav og evaluering av tilbud som skaper utfordringer for mange leverandører.

– Vi opplever at mange leverandører er usikre på hva som egentlig ligger i konkurransegrunnlaget, hvilken dokumentasjon som er nødvendig, og hvordan tilbudene vurderes. Dette ønsker vi å rydde opp i, forklarer Waagsnes.

Kommunen åpner også for at leverandører kan sende inn spørsmål og innspill på forhånd gjennom påmeldingsskjema eller e-post. Målet er å gjøre møteplassen mest mulig relevant for deltakerne.

– Når leverandørene deler hva de opplever som uklart eller utfordrende, får vi et bedre grunnlag for å bruke tiden på det som faktisk er nyttig for deltakerne, sier Waagsnes.

Dersom det viser seg å være behov for mer fordypning innen spesifikke temaer eller bransjer, vurderer kommunen å arrangere egne møteplasser senere.

Vil nå nye leverandører

Kommunen understreker at det ikke er nødvendig å ha erfaring med offentlige anskaffelser for å delta på møtet. Tvert imot håper arrangørene å nå bedrifter som er nysgjerrige på offentlige oppdrag, men som hittil har opplevd terskelen som høy.

– Mange synes offentlige anskaffelser virker krevende, og det er helt forståelig. Nettopp derfor arrangerer vi dette møtet – for å forklare prosessen på en mer praktisk og lettfattelig måte, sier Henriksen.

Hun mener god dialog mellom kommune og leverandører er avgjørende for å få bedre konkurranser og mer treffsikre tilbud.

– God dialog gir bedre konkurranser, mer treffsikre tilbud og bedre resultater – både for kommunen og for lokalt næringsliv, sier Henriksen.