Indre Østfold bra – Fredrikstad kommune ikke fullt så bra

En ny forvaltningsrevisjon konkluderer med at Indre Østfold kommune i hovedsak gjennomfører offentlige anskaffelser i tråd med lov og forskrift. Samtidig får kommunen kritikk for svak og lite systematisk oppfølging av kontrakter etter at avtalene er inngått. I Fredrikstad kommune sliter man med ulovlige innkjøp.

Torbjørn Leidal

Vi begynner med Indre Østfold kommen som i rapporten, som er utarbeidet av Østre Viken kommunerevisjon IKS, peker på at kommunen har etablert tydelige rutiner og digitale systemer som i stor grad ivaretar kravene til konkurranse, likebehandling og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessene.

Gjennomgangen av fire tilfeldig utvalgte rammeavtaler viste at konkurransene normalt ble kunngjort korrekt, med tydelige vilkår og dokumenterte evalueringer. Kommunen benytter konkurransegjennomføringsverktøyet Tendsign, standardiserte maler og egne prosedyrer for å sikre at regelverket følges. Anskaffelser over 1,3 millioner kroner kunngjøres i Doffin, mens mindre kjøp skal dokumenteres og konkurranseutsettes etter interne regler.

Ifølge revisjonen brukte kommunen rundt 1,4 milliarder kroner på drift og investeringer i 2025.

Presset anskaffelsesmiljø

Samtidig beskriver rapporten et anskaffelsesmiljø med høy belastning. Enheten består av 6,5 årsverk og har ansvar for 86 rammeavtaler som skal fornyes hvert fjerde år, i tillegg til enkeltanskaffelser og bygg- og anleggsprosjekter.

Revisjonen peker på at begrensede ressurser og høyt arbeidspress kan påvirke kvaliteten i forberedelsesfasen av anskaffelsene. Særlig trekkes samhandlingen mellom anskaffelsesenheten og fagmiljøene frem som et sårbart punkt, blant annet ved utforming av behov, kravspesifikasjoner og tildelingskriterier.

Rapporten understreker at dette ikke nødvendigvis innebærer regelbrudd, men at det kan øke risikoen for varierende praksis og svakere kvalitet over tid.

Kritikk av kontraktsoppfølgingen

Det mest kritiske punktet i revisjonen gjelder kommunens oppfølging av inngåtte kontrakter. Selv om kommunen har etablert rutiner og verktøy, mener revisjonen at disse er ulikt implementert i organisasjonen.

Oppfølging skjer ofte først når problemer oppstår, fremfor gjennom faste og risikobaserte rutiner. Revisjonen peker også på uklare roller mellom anskaffelsesenheten og fagmiljøene.

Kommunerevisjonen anbefaler derfor at kommunen etablerer en mer forpliktende praksis for kontraktsoppfølging, med tydeligere ansvar, faste oppfølgingsplaner og mer systematisk bruk av risikovurderinger.

Administrasjonen har allerede startet et forbedringsarbeid med blant annet skjerpet fakturakontroll, nye rutiner og tydeligere rolleavklaringer.

Hovin-prosjektet vurderes som lovlig

Den omdiskuterte anskaffelsen av modulskole ved Hovin skole blir i hovedsak vurdert som gjennomført i tråd med regelverket.

Revisjonen mener valget av samspillsentreprise var hensiktsmessig ut fra prosjektets kompleksitet. Selv om prosjektet ble forsinket som følge av forhold hos leverandøren, konkluderer revisjonen med at kommunen fulgte opp saken tett, avviste ubegrunnede krav om fristforlengelse og satte inn nødvendige tiltak for å sikre skoledriften.

Ber om tydligere styring

Blant hovedanbefalingene i rapporten er sterkere samhandling mellom fagmiljøene og anskaffelsesenheten, et mer helhetlig styringsdokument for anskaffelser, tydeligere rutiner for kontraktsoppfølging og vurdering av økt kapasitet og kompetanse på området.

Fredrikstad kommune sliter

Revisjonen kommer samtidig som Fredrikstad kommune selv har avdekket flere ulovlige innkjøp. En gjennomgang fra kommunerevisjonen viser at 15 av 188 avtaler ikke er i tråd med lovverket.

Ifølge direktør for økonomi og organisasjon i kommunen, Veronica Aam, gjelder flere av avvikene manglende anbudskonkurranser og ulovlige forlengelser av utløpte avtaler.

– Vi tar det på største alvor, sier Aam til Fredrikstad Blad.

Hun peker på at enkelte innkjøp startet som mindre kjøp, men over tid oversteg terskelverdiene for kunngjøring uten at dette ble fanget opp. Aam viser også til at både manglende kompetanse og kapasitet kan være en del av forklaringen.

Kommunen har nå opprettet to nye stillinger i anskaffelsesavdelingen, gjennomført opplæring av ledere og oppdatert interne rutiner og maler.

Sakene kan få økonomiske konsekvenser dersom næringslivet velger å klage inn forholdene til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), som kan ilegge overtredelsesgebyr ved alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket.