Larvik kommune følger innkjøpene uke for uke: – Vi vet nøyaktig hva vi kjøper

Larvik kommune har utviklet et omfattende system for å kontrollere offentlige innkjøp i sanntid. Med analyser av alle driftskjøp, ukentlig oppdaterte data og løpende rapportering til kommunedirektøren, mener kommunen selv at de ligger langt foran mange andre kommuner på kontroll og avtaleoppfølging.

Torbjørn Leidal

Kommunens innkjøpsavdeling håndterer anskaffelser for rundt én milliard kroner i året, samtidig som avdelingen kun består av syv ansatte og 6,5 årsverk. Når vi besøker Rådhuset i sommerkommunen Larvik er det ikke vanskelig å forstå hvorfor alle ansatte er godt voksne. De trives i jobben – og vil samtidig være i tet i Norge på innovative anskaffelser.

– Så lenge vi kjøper på en kontrakt, så sparer vi penger. Samtidig er innkjøpet lovlig gjennomført og riktig arkivert, forteller Torstein Åkra, innkjøpsleder i Larvik kommune.

Innkjøpsavdelingen har ansvar for alle maler, prosedyrer og anskaffelsesprosesser i kommunen, inkludert bygg- og anleggsprosjekter. Seksjon for anskaffelser jobber tett og godt sammen med andre virksomheter i kommunen og bidrar med at anskaffelsen blir gode og etter lov og forskrift. Som i alle kommuner er et godt samarbeid med behovshaverne helt avgjørende.

Måler kjøp uten kontrakt

Sammen med det danske analyseselskapet BuboBubo har kommunen utviklet et analyseverktøy som viser hvor stor andel av innkjøpene som skjer utenfor eksisterende avtaler.

Systemet analyserer alle driftskjøp og sammenligner fakturaer med inngåtte kontrakter. Virksomhetsledere kan til enhver tid logge seg inn og se hvilke leverandører det handles fra – og om kjøpene skjer med eller uten kontrakt.

– I stedet for å løpe etter innsparing på kopipapir til 50 øre, fokuserer vi på at innkjøpene faktisk skjer på kontrakt, sier kommunen.

Dataene oppdateres ukentlig og gir det Åkra beskriver som en «fortløpende revisjon» av innkjøpsaktiviteten.

Bergen kommune tar i bruk samme løsning

Systemet vekker nå interesse utenfor Vestfold. Bergen kommune  innfører nå samme metode og analysemodell.

– Vi kan når som helst se hvor mye vi har kjøpt på kontrakt og utenfor kontrakt. Det viktigste for oss er tryggheten for at det er gjennomført en god konkurranse, og at vi dermed har oppnådd best mulig pris og kvalitet.

Åkra mener mange andre offentlige virksomheter fortsatt mangler tilstrekkelig struktur i innkjøpsdataene sine.

– For mange løper fortsatt etter neste konkurranse og får ikke løftet blikket på hva som faktisk er viktig for kommunen.

Store milliardanskaffelser

Samtidig håndterer kommunen flere av sine største anskaffelser noensinne. Blant prosjektene som nå pågår er nytt sykehjem, nytt rådhus på Torget 1, ny legevakt og nytt renseanlegg på Lillevik utenfor byen.

Bare renseanlegget representerer investeringer på over én milliard kroner.

I tillegg jobber kommunen med:

• nytt ERP- og økonomisystem,
• implementering av nytt elektronisk pasientjournalsystem,
• forvaltning av en bilpark på rundt 350 kjøretøy,
• og om lag 150 anskaffelser årlig.

Kommunen er også i sluttfasen av anskaffelsen av nytt KGV-system gjennom samarbeidet Vestfold Offentlig Innkjøpssamarbeid (VOIS).

Her forventes kunstig intelligens å få en viktig rolle.

Vil sammenligne alle kommuner

Larvik kommune arbeider nå videre med et større prosjekt som skal gjøre det mulig å sammenligne innkjøpskostnader mellom norske kommuner.

Ved hjelp av innsamlede regnskapsdata og kategorisering av leverandørinformasjon ønsker kommunen å analysere hva kommunene faktisk kjøper. Dette for å kunne sammenligne kost pr innbygger for forskjellige kategorier.

– Vi må ikke bare sammenligne oss internt. Vi må kunne sammenligne strukturerte data mellom alle kommuner i Norge, sier Torstein Åkra .

Prosjektet bygger på innsamling av regnskapsdata fra kommuner over hele landet gjennom innsynsbegjæringer.

Målet er blant annet å kunne måle kostnader per innbygger innenfor ulike innkjøpskategorier og identifisere hvilke kommuner som oppnår de beste avtalene.

Etterlyser nasjonal strategi

Torstein Åkra mener arbeidet viser behovet for en nasjonal strategi for offentlige anskaffelser, slik man allerede har i Finland og Sverige.

– Dataene finnes allerede. Det handler om å strukturere dem og bruke dem bedre, sier han.

Samtidig peker Åkra på at statlige aktører allerede sitter på store mengder relevante data som kunne gjort slike sammenligninger enklere.

Arbeidet med nye regler i anskaffelsesloven er også i gang lokalt. Kommunen har vedtatt et nytt kunnskapsgrunnlag og arbeider nå med en ny temaplan for anskaffelser som skal tilpasses det nye regelverket.

Ifølge kommunen vil særlig kontroll og oppfølging få enda større betydning fremover.

Hvor er DFØ?

I løpet av intervjuet aner vi en liten skuffelse over sentrale myndigheters engasjement i innovasjonene i Larvik kommune. Spesielt når det gjelder tilgang til data, som Larvik kommune må sende andre kommuner innsynsbegjæring om å få tilgang til. Dataene befinner seg også i Oslo – bak DFØs låste dører. Hvor er nøkkelen til disse dørene?