Ny innkjøpsrådgiver i Brønnøy skal samle Sør-Helgeland: – Må bruke mer tid på gode anskaffelser og mindre på regelverk

Brønnøy kommune har fått ny innkjøpsrådgiver. Stein Roar Haugan har vært i stillingen i tre måneder, og er allerede godt i gang med å utarbeide en felles innkjøpsstrategi for kommunesamarbeidet på Sør-Helgeland.

Torbjørn Leidal

Samtidig følger han debatten om offentlige anskaffelser tett. Flere kommuner har den siste tiden fått kritikk i revisjonsrapporter for mangelfull oppfølging av anskaffelsesregelverket. Haugan forteller imidlertid at innkjøpssamarbeidet på Sør-Helgeland historisk har kommet relativt godt ut.

– Det har ikke vært noen revisjoner siden jeg startet i stillingen. Tidligere har det ikke vært spesielle avvik, bortsett fra kapasitetsutfordringer knyttet til å fornye løpende avtaler i god nok tid før de utløper, sier han.

Ser fordeler med større innkjøpsvolum

Kommunene på Sør-Helgeland samarbeider om anskaffelser med et samlet innkjøpsvolum på rundt 500 millioner kroner.

-Vi samarbeider ikke om alle innkjøpene til denne verdien, men totalt innkjøpsvolum for alle kommunene er rundt 500 millioner kr. Hvor høyt beløp vi havner på for interkommunale innkjøp har jeg ikke oversikt på pr i dag, men det blir nok ganske betydelige summer, mener Haugen.

– Større volum kan gi større forhandlingsmakt. Leverandører prioriterer gjerne større kontrakter, og det kan bidra til høyere kvalitet i leveransene. Det er også lettere å ha en god dialog med leverandørene når kontraktene har en viss størrelse, sier han.

Han peker også på at interkommunalt samarbeid reduserer administrativt arbeid.

– Når flere kommuner går sammen, kan man oppnå gevinster gjennom lavere tidsbruk og mer effektiv ressursutnyttelse.

Nye konkurranser på vei

Den største anskaffelsen som nå er under forberedelse er en ny rammeavtale for renholdsprodukter for de deltakende kommunene.

– Vi er i ferd med å legge ut konkurransen i markedet. Samtidig planlegger vi flere interkommunale anskaffelser som skal lyses ut etter sommeren, forteller Haugan.

Stramme rammer og geografiske utfordringer

Som mange andre offentlige innkjøpere opplever også Sør-Helgeland utfordringer knyttet til økonomi og kapasitet.

– Vi jobber under stramme rammer og må være tydelige på hva som skal prioriteres. I enkelte anskaffelser kan beliggenheten vår være en utfordring, men jeg ser også muligheter i dette. Det kan blant annet bidra til å få flere lokale leverandører til å levere tilbud, sier han.

Klar med ny anskaffelsesstrategi

Fra 1. juli skjer det endringer i anskaffelsesloven som blant annet stiller krav til at offentlige virksomheter skal ha en anskaffelsesstrategi. På Sør-Helgeland er arbeidet allerede langt kommet.

– Vi er godt i gang med å tilpasse oss kravet. En ny strategi for innkjøpssamarbeidet er nå i sluttfasen og skal snart godkjennes. En felles strategi gir oss et godt grunnlag for å utvikle samarbeidet videre, sier Haugan.

Åpen for nasjonal strategi

Sverige og Finland har nasjonale strategier for offentlige anskaffelser. Haugan mener Norge også kan ha nytte av en slik tilnærming.

– Jeg kjenner ikke detaljene i de svenske og finske strategiene, men en nasjonal strategi kan bidra til et felles kompetanseløft og tydeligere prioriteringer. Det kan være særlig nyttig for mindre kommuner, sier han.

Han understreker at lov og forskrift allerede gir rammene for offentlige anskaffelser, men mener en nasjonal strategi kan styrke både samordning og kompetanseutvikling.

Ønsker enklere EU-regler

Når EU-kommisjonen etter planen legger frem forslag til nytt anskaffelsesregelverk 1. juli, har Haugan et klart ønske.

– Jeg håper på mer handlingsrom gjennom et mindre komplekst regelverk. Målet må være at vi bruker mer tid på gode anskaffelser og mindre tid på å tolke regelverket, sier han.

Forsiktig start med kunstig intelligens

Bruken av kunstig intelligens er fortsatt i startfasen hos innkjøpssamarbeidet på Sør-Helgeland.

– KI brukes først og fremst til å gå gjennom dokumenter for å finne feil og forbedre språk. Vi har foreløpig for lite erfaring til at teknologien brukes i særlig stor grad, sier Haugan.

Likevel tror han kunstig intelligens vil få en stadig større plass i innkjøpsfaget fremover, i takt med at erfaringene og kompetansen øker.