Bergen kommune: – Størrelsen gir oss klare fordeler i anskaffelsesarbeidet

Bergen kommune mener et stort fagmiljø og spesialiserte funksjoner er avgjørende for å lykkes med offentlige anskaffelser. Samtidig peker kommunen på behovet for bedre internkontroll og sterkere kontraktsoppfølging etter siste revisjon.

Torbjørn Leidal

Den siste forvaltningsrevisjonen av anskaffelsesområdet i Bergen kommune ble gjennomført i november 2024. Revisjonen konkluderte med at kommunen i stor grad har på plass organisering, systemer, rutiner og regeletterlevelse. Samtidig ble det pekt på flere forbedringsområder.

Blant annet mener revisjonen at kommunen må bli bedre til å sikre at flere innkjøp blir gjenstand for konkurranse, styrke rutinene for internkontroll og sørge for tilstrekkelig kapasitet og profesjonalitet i kontraktsoppfølgingen.

Store fagmiljø gir fordeler

Bergen kommune peker på at størrelsen gir betydelige fordeler sammenlignet med mindre kommuner, som ofte opplever offentlige anskaffelser som særlig krevende.

Kommunen fremhever at et større fagmiljø gjør det lettere å rekruttere anskaffelseskompetanse og etablere spesialiserte funksjoner innen blant annet kontraktsforvaltning, jus og samfunnsansvar.

I tillegg forvalter Bergen det største innkjøpssamarbeidet i regionen, noe som gir bred kontaktflate mot leverandørmarkedet og tilgang til komplekse og interessante anskaffelsesprosjekter.

– Størrelsen har også betydning for hvor interessant vi er for leverandørmarkedet, og hva vi kan få til i våre konkurranser, sier Birgitte Gullestad, Innkjøpssjef i Byrådsavdeling for finans/ Innkjøp konsern i Bergen kommune.

Stort prosjekt innen digitalisering

For tiden er det særlig ett prosjekt som legger beslag på store deler av anskaffelsesressursene i Bergen kommune.

Kommunen gjennomfører nå et omfattende digitaliseringsprosjekt som omfatter anskaffelse av nye systemer for økonomi, HR, lønn og innkjøp. Prosjektet er delt inn i fire separate konkurranser.

Ifølge Birgitte Gullestad, krever prosjektet store ressurser fordi innkjøpsmiljøet både gjennomfører konkurransene og samtidig er eiere av den fremtidige innkjøpsløsningen.

Tar i bruk «fortløpende revisjon»

Bergen kommune har siden 2023 brukt analysesystemet utviklet av det danske analyseselskapet BuboBubo. Systemet analyserer kommunens innkjøp og viser hvor stor andel som skjer innenfor og utenfor eksisterende avtaler.

Birgitte Gullestad forteller at de har tilpasset systemet til egne behov, samtidig som samarbeidet med Larvik har vært sentralt i utviklingsarbeidet.

Kommunen peker på at både Bergen og Larvik er godt i gang med å bruke analysedata aktivt, selv om de har ulike tilnærminger til hvordan informasjonen formidles ut til virksomhetene.

Larvik kommune følger innkjøpene uke for uke – vet nøyaktig hva de kjøper

Ønsker minst mulig endringer i lokale regler

Når det gjelder tilpasningen til nytt anskaffelsesregelverk, sier Gullestad at de ønsker å benytte handlingsrommet i det reviderte regelverket.

Kommunen vil derfor anbefale politisk ledelse å begrense endringene til det som er nødvendig, og i hovedsak videreføre vedtakene som ble gjort ved forrige store regelverksendring i 2017.

Samtidig er Gullested skeptisk til behovet for en nasjonal anskaffelsesstrategi etter modell fra Sverige og Finland.

– Ivaretakelse av det kommunale selvstyret er sentralt, og det er derfor tilstrekkelig med et nasjonalt regelverk, mener kommunen.

Håper på enklere EU-regler

EU-kommisjonen ventes å legge frem forslag til nytt anskaffelsesregelverk 1. juli. Bergen kommune håper først og fremst på forenkling.

Kommunen trekker frem behovet for mer harmoniserte regler på tvers av landegrenser og et klarere språk i regelverket.

– Hvis vi får reell forenkling, likere regler på tvers av landegrensene og bedre språk, er vi et stykke på vei, sier Birgitte Gullestad.

Følger KI-utviklingen tett

På KI-området er Bergen kommune fortsatt i en tidlig fase, men arbeider aktivt med å vurdere mulighetene i nye digitale løsninger.

Kommunen er nå i ferd med å innføre nytt KGV/KAV-system og følger særlig med på hvordan integrerte KI-funksjoner kan bidra til bedre kvalitet og mer effektive anskaffelsesprosesser.

Foreløpig har kommunen få erfaringer å dele, men signaliserer at kunstig intelligens vil få økt betydning i anskaffelsesarbeidet fremover.