Kongsbergregionen gjør mange bekker små til en stor å

Et identisk reglement og rutine for anskaffelser under 500 000 kroner i kommunene i Kongsbergregionen har gitt ryddigere prosesser og betydelige besparelser.

Eksternt Innhold fra DFØ

Du kan lese mer om framgangsmåten og erfaringene til Notodden kommune og resten av Kongsbergregionen i DFØs eksempelbank: Kongsbergregionen gjør mange bekker små til en stor å | Anskaffelser.no

Eksempelbanken

I eksempelbanken for bærekraftige og innovative anskaffelser til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) finner du for øvrig en rekke kortfattede eksempler innhentet fra anskaffelsespraksis omkring i landet. Her er kontaktopplysninger og konkurransegrunnlag for faktiske anskaffelser, styringsdokumenter for anskaffelser, samt for kontraktsoppfølging som på ulike måter fremmer grønn omstilling og bærekraftig utvikling.

Hva gjorde Notodden kommune og Kongsbergregionen?

Kommunedirektørutvalget i Kongsbergregionen har i 2024–2025 vedtatt identisk anskaffelsesreglement og -rutine for kjøp under 500 000 kroner for alle de ni kommunene i regionen.

Selve reglementet utgjør to sider, og definerer ansvar og fullmakter samt grunnleggende prinsipper.

Rutinen utgjør tre sider, og beskriver kortfattet hvordan man skal sikre god behovsvurdering og verdivurdering før man velger videre framgangsmåte. Videre beskriver den krav om bruk av rammeavtale og e-handel, riktig merking av leverandørfaktura og kontaktinformasjon til kommunens innkjøpskontakt.

I tillegg beskriver dokumentet, sammen med noen enkle vedlagte sjekklister, hvordan enkeltkjøp under 500 000 kroner skal foregå, for eksempel:

• Innkjøp under 25 000 kroner eks. mva.: Sjekk pris hos minst to leverandører.
• 25 000–100 000 kroner: Innhent minst tre skriftlige tilbud, og bruk kriterier.
• 100 000–500 000 kroner: Involver kommunens innkjøpskontakt (hver kommune har én slik, også de minste som ikke har egen innkjøpsrådgiver), og skriv protokoll.
• Over 500 000 kroner: Skal ledes av innkjøpsrådgiver eller annen med innkjøpsfaglig kompetanse.

Rutinen og sjekklistene har gjort at kommunen i større grad får tilbud fra flere leverandører uten uforholdsmessig ressursbruk. Og når leverandørene vet at det er konkurranse, skjer det noe med prisene. For innkjøp av en grillhytte til barnehage var den rimeligste en tredel av prisen av den dyreste – uten kvalitetsmessige forskjeller. Også innen mindre tjenesteanskaffelser, der man kan anta at timepriser og timeantall er relativt faste, kan det være store prisforskjeller: For lekeplasskontroll fikk kommunen tilbud fra 30 000 til 65 000 kroner.

Merk: Distribuert innhold – tilsendt fra DFØ