Manglende konkurranse holder offentlige innkjøpere våkne om natten

Når leverandører velger å stå utenfor konkurranser, trues både innovasjon, effektivitet og samfunnets mulighet til å få mest mulig igjen for skattepengene.

Torbjørn Leidal

– Hvor mange av dere har valgt å ikke levere tilbud i en offentlig anskaffelse? Ikke fordi dere ikke kunne, men fordi dere ikke ville?

Spørsmålet ble stilt til en sal full av leverandører under NHOs anskaffelseskonferanse. For Kjetil Østgaard, avdelingsdirektør, Statens Innkjøpssenter, DFØ, som representerer Statens innkjøpssenter, er det et spørsmål som går til kjernen av utfordringen for offentlige anskaffelser. Det må legges til at undertegnede journalist vurderte å rekke opp hånden. Spørsmålet er relevant.

– Vi som offentlige innkjøpere lever av konkurranse. Hele systemet vårt er bygget på at leverandørene ønsker å delta. Når de velger å la være, må vi spørre oss hvorfor, sa Østgaard.

Færre tilbud bekymrer

Han viste til europeiske undersøkelser som dokumenterer at antallet tilbud i offentlige konkurranser er fallende i flere land. Samtidig viser forskning at god konkurranse gir bedre løsninger, mer innovasjon og lavere priser.

– Som innkjøper er jeg helt avhengig av at markedet ønsker å konkurrere. Vi måles på effektivitet og besparelser. Skal vi lykkes med det, må vi skape best mulig konkurranse, sa han.

Budskapet var tydelig: Offentlig sektor kan ikke ta leverandørenes interesse for gitt.

Markedsdialog er nøkkelen

Ifølge Statens innkjøpssenter er løsningen tett og systematisk dialog med markedet. Det som tidligere ble oppfattet som risikabelt eller til og med ulovlig, er i dag en nødvendig del av profesjonelle anskaffelser.

– Det var en tid da mange mente at det var skummelt å snakke med leverandører før en konkurranse. Den tiden er heldigvis forbi. Markedsdialog er ikke ulovlig. Det er helt avgjørende for å gjennomføre gode anskaffelser, sa han.

Innkjøpssenteret har utviklet et strukturert rammeverk for markedsdialog som følger hele anskaffelsesprosessen – fra tidlige markedsanalyser til oppfølging av inngåtte avtaler.

Inviterer hele markedet

Et viktig prinsipp er å nå bredt ut i markedet gjennom veiledende kunngjøringer og åpne informasjonsmøter.

– Vi bruker veiledende kunngjøringer for å fortelle markedet hva vi planlegger. Deretter inviterer vi til informasjonsmøter og individuelle dialogmøter for å forstå leverandørenes perspektiver og markedsutviklingen, forklarte han.

I tillegg involveres bransjeorganisasjoner for å få innsikt i utviklingen på tvers av hele næringer.

Lar markedet kvalitetssikre konkurransen

Før en konkurranse kunngjøres, sender Statens innkjøpssenter ofte ut konkurransegrunnlaget som en veiledende kunngjøring.

Hensikten er å få tilbakemeldinger på krav som kan være konkurransebegrensende, kostnadsdrivende eller utdaterte.

– Når vi er 99,5 prosent ferdige med konkurransegrunnlaget, stopper vi opp og spør markedet om vi har truffet riktig. Er det krav her som hindrer konkurranse? Er det noe som bør justeres? Da får vi muligheten til å rydde opp før konkurransen starter, sa han.

Oppfordrer til bedre tilbakemeldinger

Innkjøpssenteret ønsker også mer åpen kommunikasjon etter at konkurransene er avgjort.

Leverandører inviteres til debriefingsmøter, og innkjøperne oppfordres til å gi grundige begrunnelser for sine valg.

– Hvis vi har gjort feil, må vi få vite det. Karensperioden eksisterer nettopp for å gi mulighet til å rette opp eventuelle feil før kontrakt inngås, sa han.

Advarer mot å velte risiko over på leverandørene

Avslutningsvis kom en klar oppfordring til offentlige oppdragsgivere:

– Ikke overfør unødig risiko til leverandørene. Risiko blir alltid priset inn. Jeg tror offentlig sektor ofte er bedre rustet til å håndtere risiko enn det vi tradisjonelt har lagt opp til i våre konkurranser.

Målet må være å gjøre offentlig sektor til en mer attraktiv kunde.

– Skal vi få flere tilbud, bedre konkurranse og mer innovasjon, må leverandørene oppleve at de blir lyttet til og tatt på alvor. God markedsdialog er ikke bare et verktøy – det er en forutsetning for gode anskaffelser, konkluderte han.