Vil bruke dialog-prinsippene til å skape utvikling og innovasjon

Innovative anskaffelser handler ikke lenger bare om hva som skjer før en kontrakt inngås. Nå retter Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) blikket mot kontraktsperioden, med mål om å skape mer innovasjon, bedre løsninger og høyere verdi gjennom hele avtaleperioden, sa Ingebjørg Harto, daglig leder i LUP under NHO`s Anskaffelseskonferanse onsdag.

Torbjørn Leidal

Harto pekte i sitt innlegg om fremtidens anskaffelser på at mye av arbeidet de siste 15 årene har handlet om tidlig dialog, behovskartlegging og funksjonsbeskrivelser før konkurranser lyses ut. Nå ønsker programmet å videreutvikle metodikken.

– Dialog er blitt en etablert arbeidsform i offentlige anskaffelser. Nå ser vi på hvordan vi kan bruke de samme prinsippene til å skape utvikling og innovasjon etter at kontrakten er signert, sa Harto.

Vil utløse uutnyttet potensial

LUP ble som kjent etablert i 2010 gjennom et samarbeid mellom NHO og KS, og har siden vært en pådriver for innovative offentlige anskaffelser.

Ifølge programmet er målet ikke bare innovasjon i seg selv, men å bruke anskaffelser som et virkemiddel for å løse store samfunnsutfordringer.

– Det finnes et betydelig uutnyttet potensial i kontraktsperioden. Spørsmålet er hvordan oppdragsgivere og leverandører kan videreutvikle løsninger sammen etter at kontrakten er inngått, understreket Harto.

Trekker fram verdioptimalisering

Et av verktøyene LUP nå ønsker å løfte frem er såkalt «value engineering», eller verdioptimalisering.

Metoden innebærer en strukturert prosess der oppdragsgiver og leverandør analyserer funksjonene i et produkt, en tjeneste eller en prosess for å skape høyere verdi. Målet kan være bedre funksjonalitet til samme kostnad, samme funksjonalitet til lavere kostnad eller i beste fall både bedre kvalitet og lavere kostnader.

Bakgrunnen er blant annet den raske teknologiutviklingen, kombinert med lange kontraktsperioder.

– Innen teknologianskaffelser skjer utviklingen så raskt at løsningene kan være vesentlig annerledes etter få år. Samtidig setter anskaffelsesregelverket begrensninger for hvilke endringer som kan gjøres etter kontraktsinngåelse dersom dette ikke er planlagt på forhånd, sa Harto.

Hun mener derfor at verdioptimalisering må bygges inn i kontraktene allerede ved utlysning av konkurransen.

Relasjonskontrakter som supplement

Et annet virkemiddel programmet trekker fram er relasjonskontrakter.

Mens tradisjonelle kontrakter i stor grad fokuserer på selve transaksjonen og leveransen, skal relasjonskontrakter legge til rette for et mer langsiktig partnerskap mellom kunde og leverandør.

Målet er å etablere spilleregler for samarbeid, problemløsning og kontinuerlig forbedring gjennom hele kontraktsperioden.

– Dialog er like viktig etter kontraktsinngåelse som før. Skal man få til innovasjon og utvikling over tid, må kontrakten legge til rette for samarbeid, ikke bare kontroll og sanksjoner, sa Harto.

Hun mener dessuten at slike prosesser ofte fungerer best dersom en nøytral tredjepart fasiliterer samarbeidet mellom partene.

Bodø kommune tester modellen

Som eksempel trakk Harto frem anskaffelsen av nytt elektronisk pasientjournalsystem i Bodø kommune.

Kommunen vurderte at markedet ikke kunne levere den løsningen de ønsket gjennom en tradisjonell anskaffelse. Derfor valgte Bodø, sammen med 22 andre kommuner, å gjennomføre en omfattende konkurransepreget dialog med markedet.

Målet var å utvikle et fremtidsrettet og sømløst system som kunne gi bedre beslutningsstøtte og mer effektiv informasjonsflyt i helse- og omsorgstjenestene.

Prosjektet omfatter kommuner fra Tromsø i nord til Ørland i sør, og kontrakten inneholder bestemmelser om både verdioptimalisering og relasjonsbasert samarbeid i kontraktsperioden.

De første kommunene er nå i gang med implementeringen av løsningen.

Dialog fortsatt nøkkelen

Til tross for nye metoder og kontraktsformer er konklusjonen fra LUP den samme som da programmet ble etablert:

God dialog er fortsatt fundamentet for vellykkede offentlige anskaffelser.

– Dialog er grunnlaget for gode anskaffelser. Men dialog er også grunnlaget for å få maksimal verdi ut av investeringene etter at kontrakten er inngått, avsluttet Ingebjørg Harto, daglig leder i LUP under NHO`s Anskaffelseskonferanse onsdag.