Vellykket innføring av nytt anskaffelsessystem i Oslo kommune

I 2025 startet innføringen av nytt anskaffelsessystem for alle virksomheter i Oslo kommune. Systemet for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon, fra leverandør Artifik, har nå vært tilgjengelig for alle virksomheter en liten stund, og innføringen må sies å være vellykket, skriver Oslo kommune ved Økonomi- og forvaltningsetaten i en pressemelding tirsdag ettermiddag.

Redaksjonen

Innføring av et nytt system for alle virksomheter i kommunen er en omfattende jobb. I tillegg til det tekniske, har jobben blant annet bestått av et opplæringsløp for alle superbrukere i kommunen, med mål om at de blir satt i stand til å lære opp andre brukere i sin virksomhet.

Det er til nå registrert 536 avtaler i systemet, og det planlegges for ytterligere opplæring av kontraktsadministrasjonsverktøyet så virksomhetene skal kunne dra nytte av hele systemet og forvalte alle avtalene på en god måte.

— Vi ønsker at virksomhetene skal benytte systemet fullt ut. En slik benyttelse av systemet gir bedre kontroll over den felles avtaleoversikten på virksomhet- og konsernnivå, forbedret styringsdata, økt kontroll på oppfølgingsaktiviteter og det vil bidra til bedre ressursforvaltning, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Økonomi- og forvaltningsetaten i pressemeldingen.

Viktig system for Plan- og bygningsetaten

Flere virksomheter i kommunen er avhengig av et godt fungerende anskaffelsessystem i sin arbeidshverdag, og Plan- og bygningsetaten er en av dem. De har vært aktive opp mot prosjektet i sammenheng med innføringen og har klare forventninger og krav til løsningen.

— For oss har innføringen av det nye anskaffelsessystemet vært et viktig steg i arbeidet med å samle anskaffelsesprosessene i én felles løsning. I arbeidshverdagen gir det bedre oversikt og en mer helhetlig tilnærming til kontrakts- og leverandørstyring, og vi er klar over at vi bare har begynt så vidt med å utnytte funksjonaliteten som finnes i systemet, forteller Børge Gursli, Kadar Abrahamsen og Linda Bredesen i team anskaffelser hos Plan- og bygningsetaten.

Nye systemer krever ofte tilpasning av rutiner og opplæring for brukere, så vel som et godt samarbeid med forvaltningen og leverandøren. Børge, Kadar og Linda i Plan- og bygningsetaten ser frem til at de kan utnytte flere funksjonaliteter i tiden som kommer.

— Som ved alle større systeminnføringer har det vært behov for enkelte justeringer i startfasen, men vi opplever en god og løpende dialog med support og tjenesteforvalter. Det gir oss mulighet til å bidra med erfaringer fra praktisk bruk, slik at systemet kan videreutvikles og bli enda bedreover tid. En klar fordel er at hele kommunen nå bruker samme system og jobber etter felles rammer. Fremover ser vi frem til å ta fullt ut utbytte av KAV-funksjonaliteten når integrasjonen med arkivsystemet kommer på plass, avslutter de.

Ytterligere fokus på kontraktsadministrasjon

Fremover vil kommunen fokusere på kontraktsadministrasjon — gjennom ytterligere opplæring og etablering av felles arbeidsprosesser. I den sammenheng vil det bli gjennomført en større kartlegging av dagens prosesser for å etablere en beste praksis.

Kilde: Pressemelding Oslo kommune ved Økonomi- og forvaltningsetaten