Internasjonalt Samisk Filminstitutt (ISFI) innrømmer brudd på anskaffelsesregelverket

Internasjonalt Samisk Filminstitutt (ISFI) erkjenner at instituttet har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved flere innkjøp for millionbeløp. Erkjennelsen kommer etter spørsmål fra NRK om instituttets økonomiforvaltning og bruk av offentlige midler.

Torbjørn Leidal

ISFI eies av Kautokeino kommune og Sametinget, og finansieres i all hovedsak av offentlige tilskudd. Siden 2020 har instituttet og datterselskapet Duottar Studio mottatt mer enn 140 millioner kroner i offentlige midler.

Ifølge loven om offentlige anskaffelser skal offentlige virksomheter og selskaper som omfattes av regelverket som hovedregel gjennomføre åpne konkurranser ved kjøp av varer og tjenester. NRKs gjennomgang viser at dette ikke har skjedd i flere tilfeller.

Departementet reagerer

Etter at forholdene ble kjent, ble ledelsen ved ISFI innkalt til møte med Kultur- og likestillingsdepartementet (KUD), som er instituttets største finansieringskilde.

Kommunikasjonssjef Simon Solholm Stjern i departementet sier at ISFI har brutt retningslinjene for økonomiforvaltning og kontroll som gjelder for tilskuddsmottakere.

– Selskapet har brutt retningslinjene for økonomiforvaltning og kontroll for tilskuddsmottakere som får tildelt driftstilskudd fra Kultur- og likestillingsdepartementet, gjennom å ikke følge reglene som gjelder for aksjeselskap, sier Stjern til NRK Sápmi.

Departementet understreker at ISFI må stramme inn rutinene og sikre at regelverket følges.

Flere millionkjøp uten anbud

ISFI har gjennom en intern gjennomgang identifisert flere leverandørforhold som overstiger terskelverdiene i anskaffelsesregelverket.

Direktør Anne Lajla Utsi bekrefter at instituttet har avdekket feil.

– Gjennom gjennomgangen har vi identifisert enkelte leverandørforhold som overstiger terskelverdiene i lov om offentlige anskaffelser. Disse vil bli fulgt opp umiddelbart for å sikre at alle innkjøp håndteres korrekt, skriver Utsi til NRK.

Blant anskaffelsene som instituttet erkjenner er gjort i strid med regelverket, er byggingen av et nytt lydstudio med en kostnadsramme på 4,5 millioner kroner. Oppdraget ble ikke lyst ut offentlig, men tilbud ble innhentet fra tre utvalgte leverandører.

ISFI innrømmer også at instituttet over flere år har kjøpt reisetjenester fra Berg-Hansen for totalt 3,4 millioner kroner uten konkurranseutsetting.

Videre gjelder regelbruddene kjøp av regnskaps- og revisjonstjenester for rundt 1,4 millioner kroner, konsulenttjenester til 375.000 kroner og hotellkjøp på om lag 1,2 millioner kroner der lovpålagt dokumentasjon manglet.

Samtidig fastholder instituttet at en avtale med et PR-byrå til en verdi av 4,25 millioner kroner var lovlig fordi oppdraget etter deres vurdering bare kunne utføres av én leverandør.

Habilitetsspørsmål etter utbetalinger til familie

Saken omfatter også utbetalinger til medlemmer av direktørens familie.

Tidligere er det kjent at instituttet har kjøpt tjenester fra selskapet til Utsis far. Fra 2020 til i dag er det kjøpt tilleggstjenester for rundt 82.000 kroner fra selskapet Filbmagoahti AS. To av fakturaene ble godkjent av direktøren selv.

Departementet opplyser at dette er brudd på habilitetsreglene.

NRKs gjennomgang viser også at flere andre familiemedlemmer har mottatt utbetalinger fra instituttet eller datterselskapet, blant annet honorarer, reisestipend og mindre oppdrag.

Utsi understreker at hun ikke deltok i behandlingen av disse sakene fordi hun var erklært inhabil.

Samtidig erkjenner hun at familieforbindelsene kan skape spørsmål.

– Selv om summene ikke er så store, så kan jeg forstå at det allikevel kan stilles spørsmål, og det er noe jeg som direktør tar på største alvor. Jeg skal sørge for ekstra ryddighet rundt habilitet fremover, skriver hun.

Henter inn ekstern bistand

Som følge av NRKs undersøkelse og departementets reaksjoner skal det nylig valgte styret behandle saken før sommeren. Instituttet har også engasjert rådgivningsselskapet PwC for å bistå i arbeidet med å forbedre rutiner og internkontroll.

Administrasjonen arbeider nå med nye regler for anskaffelser, betalinger og håndtering av habilitet.

Ifølge direktør Anne Lajla Utsi er målet å etablere tydeligere og mer robuste prosedyrer som skal sikre god forvaltningspraksis og etterlevelse av regelverket.