– Vi produserer informasjon én gang og bruker den gjennom hele prosessen

Oslo kommune har de siste månedene tatt i bruk et nytt digitalt system for offentlige anskaffelser. Systemet for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon, fra leverandør Artifik, har nå vært tilgjengelig for alle virksomheter i Oslo en liten stund.

Torbjørn Leidal

For halvannen uke siden tikket det inn en pressemelding fra Oslo kommune om en vellykket implementering av et nytt datasystem. Men var det så vellykket? Vi hev oss på sykkelen og tråkket opp til Helsfyr og møtte tre av de ansvarlige for dette nye digitale verktøyet i hovedstadens anskaffelsesetat – Thomas Nilsen,prosjektleder, Digitaliseringsetaten, Gunnar Wedde, avdelingsdirektør, Økonomi- og forvaltningsetaten og André Joachim Frank, seksjonsleder, anskaffelser og bærekraft, Økonomi- og forvaltningsetaten.

Høye ambisjoner

Målet er å effektivisere prosessene, styrke kvaliteten og samle anskaffelsesarbeidet på én plattform. Samtidig skal systemet understøtte en organisasjonsmodell som i mange år har vært bygget opp rundt spesialisering, rolledeling og kontroll, fortalte de tre.

Kjøper for 40 milliarder

Kommunen kjøper varer og tjenester for om lag 40 milliarder kroner årlig. Bare i Avdeling for anskaffelse og bærekraft i Økonomi- og forvaltningsetaten forvaltes rammeavtaler for nær fire milliarder kroner, i tillegg til øvrige anskaffelser for mellom én og halvannen milliard kroner.

For avdelingsdirektør Gunnar Wedde handler digitaliseringen om langt mer enn teknologi.

– Vi ser at vi er en kommune som stadig vokser i innbyggertall, men vi ser også at økonomien blir mer og mer anstrengt. Oppdraget vårt fra politisk og administrativ ledelse er å jobbe systematisk med å effektivisere prosessene våre, sier han.

Samtidig understreker han at effektivisering ikke kan gå på bekostning av kvalitet eller samfunnsoppdrag.

– De politiske forventningene til hva vi skal oppnå på kommunens målområder er konstante. Vi skal fortsatt levere gode tjenester, ivareta klima- og miljøhensyn, følge opp seriøsitetskrav og sikre god bruk av fellesskapets midler. Da må vi bruke digitale hjelpemidler for å jobbe smartere.

Vellykket innføring av nytt anskaffelsessystem i Oslo kommune

Bygget opp rundt spesialiserte fagmiljøer

Oslo kommune har over tid utviklet en organisering av anskaffelsesområdet som skiller seg fra mange andre offentlige virksomheter. Der enkelte kommuner lar den samme personen følge en anskaffelse fra behov til kontraktsoppfølging, har Oslo valgt å dele opp oppgavene.

– Alle virksomheter i Oslo kommune tenker rolledeling i forhold til hvordan vi kan forebygge risiko for korrupsjon og misligheter. Men vi ser også at vi har så stort volum at det gir effekt å ha mer spesialiserte roller, sier Wedde.

Han beskriver en organisasjon som består av flere fagmiljøer med ulike ansvarsområder.

– Vi har en stor seksjon for konkurransegjennomføring som gjennomfører alle anskaffelsene. Vi har en seksjon for avtaleforvaltning som forvalter kontraktene. Vi har også en seksjon for juridisk rådgivning som bistår både vår egen avdeling og resten av kommunen.

I tillegg kommer egne fagmiljøer for systemforvaltning og bærekraft.

– Vi har egne forvaltere som forvalter fagsystemene våre innen anskaffelser. Vi har også en seksjon for bærekraftig utvikling som gir spesialistbistand både når det gjelder klima- og miljøkrav og ved kontraktsoppfølging i risikoutsatte områder.

Han trekker frem oppfølging av arbeidslivskriminalitet som et eksempel.

– Det kan være oppfølging av påseplikt, allmenngjorte tariffavtaler eller fysiske stedlige kontroller. Vi har spesialister som bistår når risikoen er høy.

Ønsker ikke å påføre leverandørene unødvendig arbeid

Wedde mener offentlige oppdragsgivere må bli flinkere til å se anskaffelsesprosessen også fra leverandørenes ståsted.

– Folk er ofte opptatt av at vi skal presse pris. Men jeg tenker at vi har et felles ansvar sammen med leverandørene om å skape effektive og gode prosesser.

Han mener offentlige innkjøpere må være bevisste på hvilke krav som faktisk er nødvendige.

– Jeg ønsker å spille leverandørene gode, og jeg håper jeg har leverandører som kan spille meg god også. Vi kan ha kravene på en enkel og oversiktlig måte og samtidig få ned tidsbruken for begge parter.

Ifølge Wedde brukes det enorme ressurser i leverandørmarkedet på å besvare offentlige konkurranser.

– Som offentlig innkjøper må jeg være ydmyk på at leverandørene bruker mye mer tid, hvis jeg ser på alle leverandørene i sum, enn det vi som oppdragsgivere gjør.

Han fortsetter:

– Da kan vi ikke uten videre bare legge på krav på krav på krav. Vi må ha en god dialog om hvordan vi løser dette på en effektiv måte. Der tror jeg vi har en felles interesse sammen med leverandørene.

Implementert på kort tid

Implementering startet august 2025 og kontrakt ble signert litt under tre måneder før, i 27.mai. Det betyr at implementeringen startet vesling raskt.

– Vi signerte kontrakten i mai 2025 og gikk rett i gang med implementeringen. Dette er et felles system som skal brukes av hele kommunen, sier Thomas Nilsen i Digitaliseringsetaten.

Bakgrunnen var blant annet at den eksisterende avtalen nærmet seg utløp.

– Vi hadde relativt kort frist fordi vi hadde en utgående avtale med den gamle leverandøren. Derfor måtte vi komme raskt i gang.

En viktig del av arbeidet var opplæring.

– Vi brukte train-the-trainer-prinsipper. Vi lærte opp superbrukere som igjen lærer opp sine egne ansatte.

For en kommune på Oslos størrelse var det den eneste realistiske tilnærmingen, mener han.

– Vi er en stor virksomhet med mange ansatte. Da var det nesten nødvendig å gjøre det på den måten. Vi sørger for at kompetansen om systemet ligger ute hos virksomhetene selv.

Ett system for alle avtalene

Nilsen peker på at kommunen tidligere har hatt flere systemer og arbeidsmåter.

– Et av de store målene er å samle alle avtalene våre i ett system. Vi ønsker å redusere tidsbruk, få bedre kontroll og sørge for at hele kommunen følger de samme prosessene.

Han mener dette vil gi både bedre styring og bedre etterlevelse av regelverket.

– Vi ønsker å gjennomføre anskaffelser enda mer effektivt og i samsvar med gjeldende regelverk.

Første store kunde

André Joachim Frank i Økonomi- og forvaltningsetaten har hatt en sentral rolle i innføringen av løsningen.

– Jeg føler vi har kommet langt i implementeringen, sier han. Samtidig beskriver han prosjektet som krevende.

– Vi kjøpte et system som var ganske umodent, og vi var den første store, tunge brukeren. Det betydde at kommunen i stor grad har vært med på å påvirke utviklingen av løsningen.

– Leverandøren har vært veldig framme i skoene og levert hurtige iterasjoner og forbedringer. Frank legger ikke skjul på at alt ikke var på plass ved oppstart.

– All funksjonaliteten var kanskje ikke der vi ønsket den fra dag én. Men det har skjedd veldig mye de siste ni månedene. Han trekker frem samarbeidet mellom kommunen og leverandøren som en viktig suksessfaktor.

– Thomas som prosjektleder har vært god på å følge opp leverandøren og understøtte behovene som vi har kommunisert inn i prosjektet.

Data registreres én gang

Den kanskje viktigste gevinsten ligger i hvordan informasjon håndteres gjennom prosessen.

– I planleggingen og gjennomføringen av konkurranser flytter vi nå hele arbeidsprosessen vår inn i systemet, sier Frank. Tidligere ble informasjon ofte kopiert mellom dokumenter og ulike verktøy.

– Den store gevinsten er at vi produserer informasjon én gang. Vi flytter ikke informasjon mellom dokumenter. Dette gir både bedre kvalitet og bedre datagrunnlag.

– Vi får mer sømløs flyt av data og mer strukturerte data som senere kan brukes til rapportering og analyse. Han mener gevinsten er umiddelbar.

– Det å produsere informasjon kun én gang er en opplagt kvalitetsforbedring. Da unngår vi feilproduksjon og feil ved flytting av data.

Standardisering gir neste gevinst

Kommunen arbeider nå med å standardisere arbeidsprosessene i hele organisasjonen.

– Vi jobber veldig mye med å se på arbeidsprosessene i hele konsernet og standardisere dem inn i systemet, sier Frank.

Han tror dette blir neste store gevinstområde.

– Standardiserte arbeidsprosesser vil medføre ytterligere kvalitetsforbedringer. Kombinert med systemet tror jeg også det vil gi betydelige effektivitetsgevinster.

Kvalitet og kontroll

For Wedde er den kanskje viktigste effekten at systemet styrker den interne kontrollen.

– Det er viktig for oss å ha verktøy som viser at vi gjør det vi skal gjøre, at prosessene virker og at det er transparens i alle steg av prosessen.

Han peker på at offentlige anskaffelser skjer innenfor et regelverk som stadig blir mer komplekst.

– Alle som jobber med offentlige anskaffelser vet at regelverket er omfattende. Leverandørene har full frihet til å klage og overprøve vurderingene våre. Derfor er kvalitetssikring sentralt.

– Det å ha et system som er godt til å fange opp om det er uklarheter eller direkte feil i konkurransegrunnlaget, er viktig for oss. Konsekvensene av feil kan bli store.

– Det handler både om å heve kvaliteten og om å redusere muligheten for at vi i ytterste konsekvens må avlyse konkurransen og starte på nytt.

For Oslo kommune er digitaliseringsprosjektet derfor ikke bare et IT-prosjekt. Ambisjonen er å skape mer effektive anskaffelser, bedre datakvalitet og sterkere kontroll i en organisasjon som hvert år forvalter noen av landets største offentlige innkjøpsbudsjetter.