Kystverket får kraftig kritikk etter omfattende brudd på innkjøpsregelverket

Kystverket får hard kritikk både i en intern gransking og i en ekstern revisjonsrapport fra Deloitte etter at det er avdekket omfattende svakheter i etatens innkjøpspraksis.

Torbjørn Leidal

Rapportene peker på gjentatte brudd på anskaffelsesregelverket, manglende habilitetsvurderinger, ulovlige direkteanskaffelser og utilstrekkelige styringsrutiner over flere år, skriver Bergensavisen (BA).

Bakgrunnen for undersøkelsene er avsløringer om at selskaper tilknyttet Ole Morten Fosse over flere år fakturerte Kystverket for nærmere 1,3 millioner kroner for tjenester knyttet til etatens bilpark. Ole Morten Fosse er sønn av daværende losformann i Bergen, Jan Magne Fosse.

Ifølge den interne rapporten ble det aldri inngått skriftlige avtaler med selskapene, det ble ikke innhentet konkurrerende tilbud og det ble heller ikke gjennomført habilitetsvurderinger. Flere av fakturaene skal dessuten ha vært adressert fra sønn til far.

Mener grunnleggende anskaffelsesprinsipper er brutt

Kystverkets egen gjennomgang konkluderer med at flere sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket og forvaltningsregelverket er brutt.

– Det legges til grunn at det foreligger gjentatte kritikkverdige forhold som har strukket seg over en seksårsperiode, heter det i den interne rapporten.

Rapporten slår fast at manglende konkurranseutsetting, fravær av skriftlige avtaler og manglende dokumentasjon innebar brudd på anskaffelseslovens grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Videre konkluderes det med at det har skjedd en rekke pliktbrudd knyttet til forvaltningsloven, statens økonomireglement og Kystverkets egne etiske retningslinjer.

Den interne gjennomgangen avdekket også at Kystverkets biler har vært benyttet privat, blant annet til henting i barnehage. Dette beskrives som et kritikkverdig forhold og i strid med statens regler for bruk av tjenestebiler.

Deloitte: Mange regelbrudd i hele organisasjonen

Den eksterne revisjonen fra Deloitte peker på at utfordringene ikke er begrenset til enkeltsaker.

Kystverket håndterer årlig fakturaer for nær to milliarder kroner fordelt på over 30.000 transaksjoner. Deloitte intervjuet 19 ansatte og gjennomførte stikkprøver av en rekke innkjøp.

Konklusjonen er at svakhetene er gjennomgående i organisasjonen.

– Det ble i revisjonen avdekket mange brudd på anskaffelsesregelverket, og brudd forekom i alle deler av organisasjonen, skriver Deloitte.

Revisjonsselskapet mener Kystverket ikke har etablert tilstrekkelige systemer og rutiner for å sikre at anskaffelser gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk.

Avdekket ulovlige direkteanskaffelser

Blant de mest alvorlige funnene trekker Deloitte frem:

• ulovlige direkteanskaffelser for over 11,5 millioner kroner knyttet til utløpte rammeavtaler
• manglende dokumenterte habilitetsvurderinger ved innkjøp fra lokale leverandører
• manglende rutiner for innkjøp under 100.000 kroner
• ansatte med utilstrekkelig kunnskap om anskaffelsesregelverket
• et omfattende og lite brukervennlig internt regelverk bestående av 41 ulike styringsdokumenter.

Ifølge Deloitte er det avdekket systematiske brudd på flere områder, inkludert samtlige grunnprinsipper i anskaffelsesloven.

Revisjonsselskapet understreker samtidig at ledelsen må tydelig kommunisere at regelverket skal følges.

– Etterlevelse av anskaffelsesregelverket er ikke valgfritt, og brudd kan medføre både sanksjoner og omdømmetap, skriver Deloitte.

Kystverket erkjenner mangler

Kommunikasjonsdirektør Anette Bonnevie Wollebæk opplyser at Kystverket tar funnene på alvor.

Hun viser til at store anskaffelser gjennomføres gjennom ordinære anbudskonkurranser, men erkjenner at etaten ikke har vært god nok til å dokumentere og følge statens rutiner ved mindre innkjøp.

Ifølge Wollebæk er det allerede satt i gang flere tiltak for å styrke opplæring og bevisstgjøring rundt anskaffelsesregelverket. Samtidig arbeider Kystverket med å etablere bedre systemer for dokumentasjon av innkjøp.

Den interne rapporten anbefaler blant annet obligatorisk opplæring i anskaffelsesregelverket, e-læringskurs for alle ansatte, nye rutiner for bruk av leasing- og tjenestebiler samt vurdering av å melde den private bilbruken til Skatteetaten.

Deloitte anbefaler på sin side at Kystverket innfører nulltoleranse for regelbrudd, samler innkjøpsrutinene i ett felles system, tydeliggjør fullmaktsstrukturen og etablerer løpende stikkprøvekontroller for å sikre etterlevelse av regelverket.

Jan Magne Fosse har sluttet som losformann i Bergen, men er fortsatt ansatt som los. Kystverket opplyser at dette ikke har sammenheng med innkjøpssakene. Losdirektør Erik Blom går av med pensjon. Verken Jan Magne Fosse eller Ole Morten Fosse har ønsket å kommentere saken til BA.