Et exit-krav er også et konkurransekrav

Hvis bare dagens leverandør kan forstå og flytte dataene, er konkurransen ved neste IT-anskaffelse svekket før den har begynt. Derfor bør oppdragsgiver teste veien ut før kontrakten inngås.

Greg Taube daglig leder og utvikler, ReAI AS

Når en offentlig virksomhet kjøper et nytt IT-system, brukes det naturlig nok mye tid på veien inn. Leverandørene skal dokumentere funksjonalitet, sikkerhet, pris, kapasitet og gjennomføringsevne. Det planlegges integrasjoner, migrering, opplæring og oppstart.

Veien ut får ofte mindre oppmerksomhet.

Påvirker konkurransen

Det kan stå i kontrakten at kunden eier egne data, at de skal leveres tilbake ved avtalens slutt, og at leverandøren skal bistå ved overgang. Det høres betryggende ut. Men det sier ikke nødvendigvis noe om hvor komplett uttrekket blir, hvordan dataene henger sammen, hva det vil koste eller om en ny leverandør faktisk kan bruke det.

Dette er ikke bare et problem den dagen kontrakten avsluttes. Det påvirker konkurransen i neste anbud.

Den sittende leverandøren får et skjult forsprang

Jeg bygger regnskapssystemet ReAI og jobbet tidligere som utvikler i Tripletex. ReAI er en konkurrent og har en klar kommersiell interesse i at kunder lettere kan bytte system.

En utfordrer som vurderer å levere tilbud, må forstå risikoen ved å overta. Hvor mye kan flyttes automatisk? Hvilke dokumenter og metadata følger med? Må gamle data ryddes manuelt? Finnes det stabile identifikatorer mellom poster, dokumenter og arbeidsflyter? Må kunden beholde kostbar lesertilgang til det gamle systemet?

Hvis svarene er uklare, må den nye leverandøren prise inn usikkerheten. Den sittende leverandøren slipper det. Den kjenner datamodellen, historikken og alle særtilpasningene.

Dermed kan en svak exit-løsning gi leverandøren et forsprang som ikke skyldes et bedre tilbud, men at kunden har blitt vanskelig å flytte.

Anskaffelser24 har omtalt at DFØ ønsker flere tilbydere i offentlige konkurranser, og at få tilbud gir høyere priser og mindre innovasjon. Krav, risiko og lange avtaleperioder kan holde mindre leverandører utenfor. Dataportabilitet hører hjemme i samme diskusjon. Hvis overtakelsen er uforutsigbar, blir terskelen særlig høy for mindre aktører som ikke kan ta en åpen migreringsrisiko.

Å eie data er noe annet enn å kunne flytte dem

Vi møter denne problemstillingen når vi flytter regnskapskunder mellom systemer.

En kunde kan få en SAF-T-fil, rapporter, CSV-filer og mapper med PDF-er. Likevel kan det være vanskelig å finne ut hvilket originaldokument som hører til hvilken postering, hva som mangler, og om filene er komplette og uendret. Uttrekket kan være godt nok for oppslag, men fortsatt dårlig egnet for migrering eller et selvstendig og etterprøvbart arkiv.

Poenget er ikke at alle systemer må bruke den samme interne datamodellen. Det ville vært både urealistisk og lite innovasjonsvennlig. Poenget er at kunden må få en forståelig leveranse på vei ut.

En rapport laget for mennesker er ikke nødvendigvis maskinlesbar. Et API laget for løpende integrasjoner er ikke nødvendigvis tilgjengelig etter at avtalen er avsluttet. Et standardformat kan dekke kjernen uten å dekke dokumentene, koblingene og metadataene som gir dataene mening.

Fem krav som kan testes

Oppdragsgiver trenger ikke skrive en komplett teknisk standard inn i hvert konkurransegrunnlag. Men fem spørsmål bør besvares konkret:

1. Hva skal leveres? Beskriv datasett, originaldokumenter, vedlegg, konfigurasjon, historikk og nødvendige koblinger mellom dem.
2. I hvilket format? Krev åpne, dokumenterte og maskinlesbare formater der det er mulig. En bunke PDF-er bør ikke være standardsvaret når dataene opprinnelig er strukturerte.
3. Hva mangler? Leveransen bør inneholde en oversikt over opplysninger og filer som er utelatt, ikke kan eksporteres eller krever særskilt behandling.
4. Hva koster det, og hvor lang tid tar det? Pris, kapasitet, responstid og ansvar ved avslutning bør være kjent før kontrakten inngås.
5. Kan en annen aktør bruke uttrekket? Leverandøren bør demonstrere eksporten med et realistisk datasett, ikke bare bekrefte at en eksportknapp finnes.

Den siste testen er den viktigste. Gi uttrekket til en fagperson eller leverandør som ikke kjenner kildesystemet. Kan vedkommende forstå innholdet, kontrollere hva som er med, koble dokumentene til de riktige opplysningene og starte en migrering uten å gjette?

Hvis svaret er nei, er ikke exit-kravet godt nok ennå.

Kravet må følges opp i kontraktsperioden

En eksport som fungerte ved kontraktsinngåelsen, fungerer ikke nødvendigvis fem år senere. Systemet kan ha fått nye moduler, dokumenttyper og integrasjoner. Datamengden kan ha blitt langt større.

Derfor bør exit ikke være et vedlegg som tas frem noen uker før avtalen utløper. Uttrekket bør testes med jevne mellomrom, for eksempel ved større endringer og før opsjoner utløses. Avvik må kunne rettes mens leverandøren fortsatt har kunnskap, kapasitet og kontraktsmessig ansvar.

Dette gir også bedre beredskap. Behovet for å hente ut data kan oppstå ved konflikt, leverandørsvikt, virksomhetsoverdragelse eller andre hendelser der en ryddig planlagt avslutning ikke er mulig.

Vår interesse må være åpen

I juli ba vi Konkurransetilsynet vurdere om eksportpraksis i regnskapssystemmarkedet kan skape unødvendig høye byttekostnader. Henvendelsen behandles som et tips. Det er ikke åpnet en formell sak, og tilsynet har ikke konkludert.

Vi har også publisert SAF-T Extended som et åpent teknisk forslag. Det kombinerer ordinær SAF-T med originaldokumenter og et manifest som beskriver filene, koblingene og eventuelle mangler. Forslaget er et førsteutkast som skal diskuteres og forbedres, ikke en standard vi forventer at andre bare godtar.

Den konkrete regnskapssaken er likevel bare ett eksempel. Det overordnede anskaffelsesspørsmålet gjelder alle systemer der data, dokumenter og historikk får verdi over tid.

Test neste konkurranse allerede i dag

Offentlige oppdragsgivere ønsker flere tilbydere, mer innovasjon og bedre bruk av fellesskapets penger. Da må konkurransen være reell også etter den første kontraktsperioden.

Den enkleste prøven kan gjøres før avtalen signeres: Be leverandøren vise hvordan en realistisk kunde kommer seg ut. Ikke nøye dere med hvem som eier dataene. Undersøk hva kunden faktisk får, hvor raskt det leveres, hva det koster, og om en ny aktør kan forstå det.

En god exit-løsning gjør det tryggere å velge leverandøren i dag. Samtidig gjør den det mulig for andre å konkurrere i morgen.