Kan svekke rettssikkerheten:

Halvparten av offentlige virksomheter mangler kontroll på dokumentasjonen

Mer enn halvparten av de kontrollerte offentlige virksomhetene mangler oversikt over dokumentasjonen sin. Manglene kan hindre innbyggerne i å få innsyn, klage og etterprøve avgjørelser, advarer Nasjonalarkivet.

Redaksjonen

Nasjonalarkivets årlige gjennomgang av tilsynene i offentlig sektor viser gjennomgående mangler ved internkontroll, journalføring, ansvarsplassering og langtidsbevaring.

Funnene fra 2025 gjelder både kommunale og statlige virksomheter.

Kan svekke rettssikkerheten

Mangelfull journalføring og feil i offentlige journaler øker risikoen for at innbyggerne ikke får innsynet de har krav på. Dersom dokumentasjon mangler, kan det også bli vanskelig å kontrollere grunnlaget for et vedtak eller fremme en klage.

– Det er innbyggerne og de som har rettigheter som betaler prisen. Den som har søkt om en ytelse, ønsker å klage eller ønsker å se vurderingen som er gjort, mister muligheten til det når informasjonen ikke er tatt vare på og prosesser ikke er dokumentert, sier sivilombud Hanne Harlem.

Vedvarende problem i stat og kommuner

Ifølge Nasjonalarkivet er det særlig alvorlig at de samme problemene blir avdekket år etter år.

– Over halvparten av virksomhetene mangler grunnleggende kontroll og oversikt over dokumentasjonen sin. Det mest bekymringsverdige er at dette ikke er enkeltvirksomheter. Vi ser det igjen og igjen, år etter år, både på statlig og kommunal side, sier områdedirektør Kjetil Korslien i Nasjonalarkivet.

Etterlyser tydeligere lederansvar

Tilsynene viser også at forvaltningen av dokumentasjonen ofte ikke er tilstrekkelig forankret i ledelsen. Ansvaret kan være uklart plassert. Arkivarbeidet blir ikke alltid behandlet som en del av virksomhetsstyringen.

Det nye arkivregelverket stiller tydeligere krav til at ledelsen tar ansvar for virksomhetens dokumentasjon.

Nasjonalarkivet anbefaler at verdivurdering og forvaltning av dokumentasjon løftes til ledernivå. Departementene bør dessuten følge opp underliggende etater gjennom den ordinære styringsdialogen og som en del av arbeidet med totalberedskap.

Nasjonalarkivet foreslår at en statlig myndighet får ansvar for løpende tilsyn med etterlevelsen av offentlighetsloven. Nasjonalarkivet anbefaler også bredere bruk av Digitalarkivet som en nasjonal fellesløsning for sikker og kostnadseffektiv langtidsbevaring, særlig i kommunene.

Ansvar for langtidslagring

Nasjonalarkivets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre allsidig utvalg av samfunnets arkiver.

Nasjonalarkivet har ansvar for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Nasjonalarkivet har ansvar for langtidslagring, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver og prioriterte private arkiv.

Plikt ifølge arkivregelverket

Arkivregelverket stiller flere krav som gjør at de som er underlagt arkivloven må ha oversikt over sin dokumentasjon.

– Offentlige virksomheter har plikt til å forvalte dokumentasjon som blir til i virksomheten som arkiv. Og for å oppnå dette må man nødvendigvis vite hva man har og i hvilke systemer dokumentasjonen er, opplyser avdelingsdirektør Ingrid H. Lyngmo i Nasjonalarkivet til Anskaffelser24.no. Hun er avdelingsdirektør for arkivvurdering og tilsyn.

Statlige virksomheter skal lage et framlegg til Nasjonalarkivet for sine faglige ansvarsområder om hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden. Nasjonalarkivet skal deretter avgjøre hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden.

– Vi ser at etterslepet her er stort, påpeker Lyngmo.

Kilde: Nasjonalarkivet, rapport for bevaringsvurdering og utførsel av arkiv og oppsummering av tilsynsåret.