Felles kontroll av IKT-leverandør ga lavere kostnader og mindre dobbeltarbeid

Oslo kommune, Sykehusinnkjøp og Statens innkjøpssenter gikk sammen om å kontrollere en felles IKT-leverandør. Samarbeidet ga mer omfattende oppfølging, bygget intern kompetanse og reduserte belastningen på leverandøren.

De tre offentlige oppdragsgiverne har gjennomført en felles revisjon av hvordan en leverandør av mobiltelefoner og annet mobilt utstyr arbeider med vurderinger av aktsomhet og ansvarlig næringsliv.

Ifølge sluttrapporten viser prosjektet at samordnet kontraktsoppfølging kan gi bedre utnyttelse av  ressursene og større effekt enn når oppdragsgivere kontrollerer leverandørene hver for seg.

Samarbeidet mellom Oslo kommune, Sykehusinnkjøp HF og Direktoratet for forvaltning og økonomistyring ved Statens innkjøpssenter startet i 2022. Målet var å styrke oppfølgingen av menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i offentlige anskaffelser.

Har systemer på plass

Revisjonen viste at leverandøren har etablert rutiner, systemer og organisatorisk forankring for arbeidet med sine aktsomhetsvurderinger. Selskapet har dedikerte ressurser og systemstøtte for å følge opp leverandører og risikoforhold i leverandørkjeden.

Risikoen er likevel fortsatt betydelig. Mobiltelefoner og annet IKT-utstyr inngår i komplekse globale verdikjeder, der det kan forekomme negative konsekvenser for menneskerettigheter, arbeidsforhold og miljø.

Rapporten understreker derfor at ansvarlig næringsliv må behandles som et kontinuerlig forbedringsarbeid, både hos leverandørene og de offentlige oppdragsgiverne.

Ulike krav var ikke til hinder

Et viktig funn er at oppdragsgiverne kunne samarbeide selv om kontraktskravene deres ikke var identiske.

Kravene i de tre avtalene hadde ulik ordlyd og oppbygning. De bygget likevel i stor grad på de samme prinsippene for aktsomhetsvurderinger og ansvarlig næringsliv. Oppdragsgiverne kunne derfor etablere et felles grunnlag for revisjonen.

Kontrollen ble gjennomført som en kontorrevisjon, basert på gjennomgang av dokumenter, møter, vurderinger opp mot kontraktskravene og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv.

Ved å samarbeide om planleggingen, dokumentkontrollen og vurderingene kunne virksomhetene gjennomføre en mer omfattende og kunnskapsbasert oppfølging enn de sannsynligvis ville hatt kapasitet til hver for seg.

Én revisjon i stedet for tre

Samarbeidet reduserte også belastningen på leverandøren. I stedet for å møte flere separate revisjoner med overlappende spørsmål og dokumentasjonskrav kunne selskapet forholde seg til én koordinert prosess.

Leverandøren, som omtales som en mindre virksomhet med begrensede ressurser, fremhevet selv verdien av at oppdragsgiverne samordnet kontrollen. Det ga en mer effektiv dialog og frigjorde ressurser til forbedringsarbeid.

Rapporten inneholder ikke navnet på leverandøren eller de detaljerte revisjonsfunnene.

Den felles oppfølgingen førte dessuten til en bredere dialog om risiko, sporbarhet og forbedringsmuligheter i leverandørkjeden.

Ansatte bygget kompetanse

Revisjonen ble gjennomført av ansatte i Oslo kommune og Sykehusinnkjøp uten bruk av et eksternt revisjonsmiljø.

Det ga lavere kostnader og bidro til å bygge varig kompetanse hos oppdragsgiverne. Virksomhetene fikk samtidig direkte innsikt i leverandørens arbeid, og metodene og erfaringene ble værende internt.

Rapporten peker på at eksterne fagmiljøer kunne ha tilført andre perspektiver og større avstand til vurderingene. Prosjektgruppen mener likevel at samarbeidet mellom oppdragsgiverne, tydelige kriterier og felles vurderinger bidro til å sikre kvalitet og etterprøvbarhet.

Prosjektgruppen anbefaler nå at andre innkjøpere vurderer å inngå tilsvarende samarbeid, der flere offentlige oppdragsgivere har samme leverandør og det er vesentlig samfunnsrisiko.

Kilde: Sykehusinnkjøp Endelig sluttapport. Felles revisjon av leverandørs aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. 15. september 2026.