KOFA-vedtak krevde avlysning:

Ti års kontrakt var uforholdsmessig lang, måtte avlyses

En offentlig oppdragsgiver ønsket et langvarig og stabilt leverandørsamarbeid og lyste derfor ut en tjenestekontrakt med en mulig samlet varighet på ti år. KOFA mente kontraktsperioden var uforholdsmessig lang og at konkurransen måtte avlyses.

Anne Lise Stranden

På KS Anskaffelsesseminar denne uken belyste Beatrice Dankertsen og Kristine Vigander i KS Advokatene en rekke avgjørelser i Klagenemnda for offentlige anskaffelser, KOFA. Avgjørelsene i klagenemnda gir viktig rettledning til innkjøpere om hvordan de bør innrette innkjøp, for å unngå å måtte avlyse konkurranser og i verste fall betale overtredelsesgebyr.

Flere av eksemplene gjaldt konkurranser med lang varighet, der nemnda kom til at konkurransene måtte avlyses. For at svært langvarige kontrakter skal være innenfor, må man vurdere kontraktens kompleksitet, nødvendige investeringer og kostnadene ved å bytte leverandør.

Anskaffelsen som er nevnt over, gjaldt teknisk arrangør til en årlig konferanse. Kontrakten hadde flere opsjoner til årlige forlengelser, som kunne gi en samlet varighet på opptil ti år.

Stabilt leverandørforhold og god samhandling

Oppdragsgiver begrunnet varigheten med behovet for et stabilt leverandørforhold og god samhandling. En lang kontraktsperiode skulle dessuten gjøre oppdraget mer attraktivt for markedet og begrense kostnadene ved leverandørskifter.

KOFA slo fast at anskaffelsesregelverket ikke har en uttrykkelig maksimal varighet for denne typen tjenestekontrakter. Det grunnleggende prinsippet om konkurranse setter likevel en grense for hvor lang kontraktsperioden kan være.

Ved vurderingen kan det legges vekt på kontraktens kompleksitet, nødvendige investeringer og kostnadene ved å bytte leverandør.

Verken særlig kompleks eller investeringskrevende

I den konkrete saken var det ifølge KOFA verken tale om en særlig kompleks anskaffelse eller en tjeneste som krevde betydelige investeringer fra leverandøren.

Oppdragsgiver hadde heller ikke dokumentert hvorfor det var nødvendig med en mulig kontraktsperiode på ti år.

Klagenemnda kom derfor til at varigheten var uforholdsmessig lang og i strid med kravet til konkurranse. Feilen kunne ikke rettes på annen måte enn ved å avlyse konkurransen.

KOFA mente også at den lange kontraktsperioden kunne ha påvirket hvilke leverandører som ønsket å delta, og dermed konkurransens utfall.

Samme problem ved telefonitjenester

En annen KOFA-sak om telefonitjenester fikk tilsvarende utfall. Også der var kontrakten gitt en lang varighet, begrunnet med kostnader og risiko ved å skifte leverandør.

KOFA aksepterte at implementerings- og byttekostnader kan være relevante ved fastsettelsen av kontraktsperioden.

Oppdragsgiver hadde imidlertid ikke dokumentert hvor store kostnadene ville være, hvordan de var beregnet eller hvorfor de kunne begrunne den valgte varigheten.

Også denne kontraktsperioden ble vurdert som ulovlig lang. Feilen medførte avlysningsplikt.

Må dokumenteres før utlysningen

Avgjørelsene viser at det ikke finnes noen absolutt grense for varigheten på ordinære tjenestekontrakter. Langvarige kontrakter kan være lovlige, men varigheten må være nødvendig og forholdsmessig.

Oppdragsgiver bør også undersøke om formålet kan nås med mindre konkurransebegrensende tiltak, for eksempel en kortere kontraktsperiode.

Vurderingene må være konkrete og dokumentert før konkurransen kunngjøres. En generell henvisning til behovet for stabilitet, godt samarbeid eller reduserte byttekostnader er ikke nødvendigvis tilstrekkelig.

Begge de to nevnte eksemplene gjelder avgjørelser i klager mot kommuner på Østlandet i 2025. Sakene har saksnummer 2025/1530 og 2025/1857.

Kilde: KS Anskaffelsesseminar 22.-23. september.