Forvaltningsrevisjoner avdekker mange feil og mangler

 

– Hensikten med en forvaltningsrevisjon er å undersøke om kommunen følger politiske vedtak eller lover og regler. Revisjoner skjer på bakgrunn av risikoanalyser og vesentlighetsvurderinger, og man prioriterer områder der sannsynligheten for å avdekke feil er størst, sier Linda Bamberg, styreleder i KS Anskaffelsesforum (KSA).

Torbjørn Leidal

En fersk forvaltningsrevisjon fra Sørlandet kommunerevisjon IKS avdekker omfattende svakheter i Vegårshei kommunes håndtering av offentlige anskaffelser.

Revisjonen på Sørlandet peker på manglende rutiner, svak dokumentasjon og utilstrekkelig internkontroll i kommunens innkjøpsarbeid. Rapporten er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget og konkluderer med at kommunen bare i begrenset grad har etablert nødvendige skriftlige prosedyrer og et helhetlig system for offentlige innkjøp.

Ifølge revisjonen er anskaffelsespraksisen i stor grad personavhengig og basert på den enkelte ansattes kunnskap om regelverket, fremfor felles rutiner og tydelig ansvarsfordeling.

– Dette medfører risiko for ulik praksis og svekket etterprøvbarhet, heter det i rapporten.

Mangler dokumentasjon av viktige beslutninger

Et av hovedfunnene gjelder manglende dokumentasjon gjennom hele anskaffelsesprosessen. Revisjonen mener Vegårshei kommune i liten grad oppfyller kravene til nedtegning av vesentlige forhold.

Blant annet blir viktige beslutninger ofte ikke dokumentert, og anskaffelsesprotokoller føres bare i begrenset omfang – til tross for tydelige krav både i lovverket og i kommunens egne rutiner.

Revisorene peker på at mangelfull dokumentasjon gjør det vanskelig å kontrollere om anskaffelsene faktisk er gjennomført i tråd med konkurransereglene, og om kommunen har inngått kontrakter med leverandørene på korrekt grunnlag.

Dermed svekkes også den grunnleggende etterprøvbarheten som regelverket skal sikre.

Revisjon avslører alvorlige mangler i Vegårshei kommunes innkjøp

KSA: – Vanlig at revisjoner avdekker mange feil

Kommunenes Sentralforbunds  Anskaffelsesforum (KSA) ønsker ikke å kommentere de konkrete funnene i Vegårshei-saken, men styreleder Linda Bamber sier på generelt grunnlag at det ikke er uvanlig at forvaltningsrevisjoner avdekker mange feil og mangler.

– Hensikten med en forvaltningsrevisjon er å undersøke om kommunen følger politiske vedtak eller lover og regler. Revisjoner skjer på bakgrunn av risikoanalyser og vesentlighetsvurderinger, og man prioriterer områder der sannsynligheten for å avdekke feil er størst, sier Bamberg.

Hun understreker at slike revisjoner er en viktig del av kommunenes kvalitetsarbeid.

– Sånn sett må vi kunne svare at ja, det er vanlig at revisjonen avdekker mange feil og mangler, sier KSA.

Små kommuner er mer sårbare

Bamberg peker samtidig på at revisjonsrapporten fra Vegårshei illustrerer en bredere utfordring i offentlig sektor.

– Offentlige anskaffelser er et regelverk som bør være kjent i hele organisasjonen, og det må finnes tydelige rutiner som sikrer at regelverket etterleves, sier hun.

Ifølge Bamberg vil utfordringene variere mellom små og store kommuner. En forskningsrapport utarbeidet på oppdrag fra KSA viser at mindre kommuner ofte har færre ressurser og svakere fagmiljøer innen anskaffelser.

Dermed øker risikoen for at innkjøp gjennomføres på mindre gode måter.

Store kommuner har gjerne større fagmiljøer og mer kompetanse tilgjengelig, men kan samtidig ha større behov for tydelige roller og rutiner på grunn av kompleksiteten i organisasjonen.

Bamberg peker også på at anskaffelsesregelverket er omfattende og komplekst.

– Regelverket skal følges sammen med kommunenes egne vedtak og retningslinjer. Dette, kombinert med manglende tid til gjennomføring, gjør det til tider krevende å sette det juridiske punktumet på riktig plass, sier hun.

Etterlyser mer opplæring

Diskusjonen om kompetanse kommer samtidig som flere nordiske land styrker utdanningstilbudene innen offentlige anskaffelser. I Sverige har Universitetet i Umeå nylig lansert en masterutdanning på området.

Linda Bamberg mener imidlertid at kompetanseutfordringen i norske kommuner ikke kan løses med masterutdanning alene.

– Det er mange ansatte i en kommune som trenger kunnskap om anskaffelser. Det er vel så viktig å sørge for lett tilgjengelig veiledning og opplæring som kan tilbys til mange, sier hun.

KSA har prioritert digitale minikurs innen anskaffelsesfaglige temaer, og at mange kommuner deltar med flere ansatte samtidig.

Ifølge en brukerundersøkelse fra høsten 2025 foretrekker de fleste kommuner korte digitale kurs fremfor lengre utdanningsløp, blant annet av kostnadshensyn.

Samtidig mener KSA at offentlige anskaffelser må få større oppmerksomhet både hos kommunenes ledelse og blant folkevalgte.

– De som styrer ressursene må forstå hvorfor anskaffelser er strategisk viktige og hvordan de kan brukes for å nå kommunens mål, sier Bamberg.

Less is More i Finland

Vil ha nasjonal strategi

KSA mener også Norge bør se nærmere til Sverige og Finland, hvor kommunene har nasjonale anskaffelsesstrategier og digitale systemer som gjør benchmarking mulig.

Fra 1. juli innføres det dessuten en lovpålagt plikt for offentlige oppdragsgivere til å ha både anskaffelsesstrategi og anskaffelsesrutiner.

– Da er det naturlig at vi også får en nasjonal anskaffelsesstrategi som oppfyller de samme lovkravene, sier KSA.

KSA er positiv til systemer som gjør det mulig å sammenligne kommuner, men understreker at slike løsninger må gi reell merverdi og ikke bare føre til mer rapportering.

– Benchmarking alene vil ikke løse utfordringene som pekes på i revisjonsrapporten, men det kan bidra til å sette større fokus på anskaffelsesfaget som strategisk virkemiddel i kommunene, sier Bamberg.

På spørsmål om hyppigere revisjoner ville avdekket flere lignende saker i norske kommuner, svarer KSA kort:

– Ja.