Rapport: Kommunene har større digital forhandlingsmakt enn de tror

Små kommuner er særlig avhengige av etablerte teknologiselskaper. En ny rapport anbefaler at kommunesektoren samordner seg bedre og åpner markedet for flere leverandører.

Redaksjonen

Kommuner og fylkeskommuner kan ha betydelig større innflytelse over markedet for digitale løsninger enn de er klar over og benytter i dag. Det er en av hovedkonklusjonene i rapporten «Leverandørmarkedet for digitale løsninger til kommunal sektor».

Rapporten er utarbeidet av Oslo Economics og Capto på oppdrag fra KS. Formålet har vært å kartlegge markedet og foreslå tiltak som kan bidra til større mangfold, økt innovasjon og et bedre samspill mellom kommunene og teknologileverandørene.

En til tre større aktører

Kartleggingen omfatter nærmere 40 markedsområder. Innenfor de fleste områdene finnes det én til tre større aktører, i tillegg til mindre leverandører av komponenter, tilgrensende systemer og støttesystemer.

Visma er ifølge rapportens anslag den klart største leverandøren samlet sett, med en markedsandel på mellom 20 og 25 prosent. Crayon og Atea følger med anslåtte markedsandeler på mellom 10 og 15 prosent hver.

Bundet til utdaterte løsninger

Rapporten beskriver et marked der mange kommuner opplever å ha få reelle alternativer. Flere av de digitale løsningene omtales som utdaterte og preget av svak brukervennlighet, begrenset datatilgang og mangelfull samhandling med andre systemer. Det uttrykkes også bekymring for sikkerhetsnivået i enkelte løsninger.

Samtidig kan nye eller videreutviklede løsninger være mindre ferdige enn kommunene er forespeilet. Det kan føre til ustabilitet og manglende funksjonalitet.

Størst utfordringer i små kommuner

Utfordringene er størst for de mindre kommunene. De har ofte få ansatte med ansvar for et stort antall oppgaver og mangler dedikerte fagmiljøer innen IKT, digitalisering og anskaffelser. Dermed er de mer utsatt for avhengighet av leverandører, begrensede valgmuligheter og problemer med å realisere gevinstene av ny teknologi.

På enkelte områder mener rapportforfatterne at konkurransepresset og kommunenes kjøpermakt ikke er sterke nok til å gi leverandørene tilstrekkelige insentiver til å fornye og forbedre tilbudene.

Årsakene er blant annet et konsentrert marked, høye kostnader ved å bytte system, betydelige etableringsbarrierer og en fragmentert kommunal etterspørselsside.

Krav kan stenge nye aktører ute

Kommunenes egne anskaffelsesprosesser kan også bidra til å begrense konkurransen.

Kommuner og fylkeskommuner stiller ofte mange og detaljerte krav, blant annet om erfaring fra andre kommuner. Kravene har en tendens til å ta utgangspunkt i systemene som allerede er i bruk.

Dette kan favorisere etablerte leverandører og gjøre det vanskelig for nye og mindre selskaper å komme inn på markedet. Etterspørsel etter store, helhetlige systemer kan dessuten utelukke leverandører som bare tilbyr deler av en løsning.

Rapporten anbefaler derfor mer behovsrettede kravspesifikasjoner, bedre markedsdialog og en mer strategisk tilnærming til hele anskaffelsesprosessen. For mange eller for strenge absolutte krav kan ifølge rapporten gi dyrere løsninger, svekke innovasjonen og føre til at færre leverandører leverer tilbud.

Kommuner og fylkeskommuner bør også vurdere kontraktsformer som gjør det mulig for mindre leverandører å konkurrere om deler av leveransen.

Anskaffelser24 har tidligere omtalt den første rapporten om temaet, som kom tidligere i sommer:

KS-rapport: Få leverandører dominerer kommunenes digitale innkjøp

Tre ERP-leverandører dominerer

I rapporten er det gjort egne analyser av administrative løsninger, velferdsteknologi og ePlanSak.

Markedet for administrative løsninger omfatter blant annet økonomi, regnskap, HR, lønn og innkjøp. Det viktigste produktet er ERP-systemer, som i hovedsak leveres av Visma, Vivicta og Xledger.

Visma Enterprise anslås å ha mellom 50 og 70 prosent av ERP-markedet, mens Vivicta har mellom 20 og 40 prosent. Xledgers markedsandel anslås til under ti prosent.

Selv om det finnes tre etablerte leverandører, er det ifølge rapporten sjelden at alle tre konkurrerer om den samme kontrakten. Kommunene har derfor i praksis få systemer å velge mellom.

Mange opplever at det er dyrt og risikabelt å bytte ERP-system. Rapporten beskriver et marked med sterke leverandørbindinger og potensial for større mangfold og høyere innovasjonstakt.

Mange aktører – men få totalleverandører

Markedet for velferdsteknologi består av flere aktører og er preget av innovasjon og nyetableringer. Likevel oppgir under halvparten av kommunene at løsningene i stor grad dekker behovene deres.

Kommunene etterspør ofte én samlet leveranse. Dermed foregår mye av konkurransen mellom et begrenset antall totalleverandører. Atea anslås å ha mer enn halvparten av dette markedet, mens NetNordic, Hepro og Tellu hver har markedsandeler på mellom 10 og 30 prosent.

Over 40 prosent av kommunene trekker frem mangel på alternative leverandører som en utfordring. Omtrent en tredjedel oppgir at de mangler kompetanse og kapasitet til å gjennomføre anskaffelsene, mens nærmere halvparten opplever manglende kapasitet og kompetanse knyttet til bruken av løsningene.

Resultatet kan bli at gevinstene ved velferdsteknologien ikke blir realisert.

Ber KS samordne sektoren

Rapporten anbefaler at kommunene samarbeider tettere og bruker sin samlede kjøpermakt mer aktivt. Økt samordning skal gjøre det mulig å stille tydeligere og mer enhetlige krav, dele kompetanse og redusere ressursbruken i den enkelte kommune.

KS anbefales blant annet å utvikle felles veiledere og verktøy, bidra til standardisering og gjøre det enklere for kommunene å etterleve regelverket. Rapporten ber også om en tydeligere rolle for KS Digital, slik at private leverandører ikke blir usikre på hvilke markedsområder selskapet kan gå inn i.

På lengre sikt anbefales det å etablere varige samarbeidsstrukturer, en felles arkitektur over referanser og et nasjonalt program for å styrke kommunenes digitale kompetanse.

Leverandørene oppfordres samtidig til å være mer åpne om løsningene sine, sikre kommunene bedre tilgang til data og legge til rette for enklere leverandørbytter.

– KS er allerede i gang med konkrete tiltak og aktiviteter som vi skal forsterke. Men, her er vi opptatt av at staten også må ta ansvar. Vi må løse dette i fellesskap, sa Kristin Weidemann Wieland, direktør for forskning, innovasjon og digitalisering i KS under lansering av rapporten i Arendal.

Slik ble undersøkelsen gjort

Rapporten bygger blant annet på en spørreundersøkelse med 74 respondenter fra kommuner, fylkeskommuner og IKT-samarbeid. Til sammen var 119 kommuner og seks fylkeskommuner representert. Det er også gjennomført intervjuer med kommuner, fylkeskommuner, IKT-samarbeid, leverandører og andre fagpersoner.

Kilder: KS: Kommuner har for liten påvirkning på det digitale leverandørmarkedet, lansering Arendalsuka.

Rapport: Leverandørmarkedet for digitale løsninger til kommunal sektor del 2